Votre plateforme est ouverte et vos équipes l’utilisent. Ce guide explique comment faire en sorte que son contenu reste ensuite exact et complet. Il présente les étapes que suit un article et précise qui s’en charge, et à quel rythme.

Les autres guides de cette collection détaillent chacun une partie du sujet. Vous les trouverez à la fin de chaque étape ci-dessous.

Les six étapes

Étape	Ce qui se passe	Fonctionnalités
1. Capturer	Quelqu’un écrit ce qu’il sait, ou l’importe.	Éditeur, modèles, import de fichiers, règles email, MCP
2. Approuver	Une deuxième personne lit le contenu avant sa publication.	Approbation, annotations
3. Diffuser	L’article parvient aux personnes qui en ont besoin.	Espaces, tags, résumés d’activité, alertes, notifications urgentes, portails
4. Utiliser	Vos équipes et les agents IA trouvent l’article et s’en servent.	Recherche, Answer, Smart Assistants, MCP
5. Maintenir à jour	Le responsable confirme que l’article est toujours exact.	Dates de vérification, "Tâches", demandes d’articles
6. Retirer	L’article sort des résultats de recherche quand il ne sert plus.	Archivage, transfert de contenu

Ces étapes forment une boucle. Les questions posées à l’étape 4 montrent ce qui manque, et chaque réponse manquante devient un nouvel article à écrire.

1. Capturer

Les contributeurs rédigent les articles dans l’éditeur. Un modèle donne la même structure à tous les articles d’un même type, par exemple à toutes les procédures ou à tous les retours d’expérience.

Inutile de ressaisir ce qui existe déjà dans des fichiers. Vous pouvez transformer un fichier PDF ou Markdown en article, importer un dossier entier ou envoyer du contenu par e-mail.

Un assistant IA connecté à Elium par MCP (Model Context Protocol) peut aussi créer un brouillon à partir de notes ou d’une conversation. Un contributeur relit ensuite le brouillon et le publie.

Pendant la rédaction, Elium signale les contenus similaires. Vous évitez ainsi d’écrire deux fois sur le même sujet.

Guide : Recueillir les connaissances des experts.

2. Approuver

Avec l’approbation, une deuxième personne lit l’article avant sa publication. Vous pouvez rendre l’approbation obligatoire dans un espace, ou laisser les contributeurs la demander quand ils souhaitent une relecture. Les approbateurs notent leurs remarques dans des annotations, directement sur le texte.

Tous les espaces n’ont pas besoin d’approbation. Rendez-la obligatoire là où une erreur coûte cher, par exemple pour les procédures ou les réponses données aux clients.

Guide : Décider qui est responsable et qui approuve.

3. Diffuser

L’espace d’un article détermine qui peut le lire. Ses tags aident à le filtrer et à le retrouver.

Elium informe ensuite vos équipes des nouveautés : les résumés d’activité listent les nouveaux articles de leurs espaces, et les alertes signalent les nouveaux résultats d’une recherche enregistrée.

Certains articles doivent être lus par toutes les personnes concernées, par exemple une consigne de sécurité qui change. Envoyez-les en notification urgente. Le message reste à l’écran jusqu’à ce que chaque destinataire clique sur "Marquer comme lu", et vous voyez qui l’a lu.

Pour des lecteurs extérieurs à votre organisation, un portail public (bêta) rend les articles d’un espace accessibles sans compte Elium.

4. Utiliser

Vos équipes trouvent les articles avec la recherche ou posent une question à Answer, qui répond en citant ses sources. Les Smart Assistants répondent sur un sujet que vous définissez. ChatGPT, Claude ou un agent Copilot Studio peuvent aussi chercher dans les mêmes articles, par MCP.

Dans tous les cas, les droits de la personne qui pose la question s’appliquent : personne ne reçoit une réponse tirée d’un article qu’il ne peut pas lire.

Pour savoir s’il peut se fier à un article, le lecteur vérifie qui en est le responsable et consulte son badge de vérification. Voir Trouver une réponse et s’y fier.

Guide : Préparer vos connaissances pour l’IA.

5. Maintenir à jour

Chaque article a un seul responsable. Le responsable définit une date de vérification sur l’article. Quand la date approche, l’article apparaît dans ses "Tâches".

Les autres membres participent aussi. Quand un article manque, ils créent une demande d’article dans un espace où ils peuvent publier.

Guides : Organiser la relecture des articles et Repérer et traiter les contenus manquants.

6. Retirer

Un article qui ne sert plus est archivé : il sort des résultats de recherche, et un coordinateur de l’espace peut le restaurer si besoin.

Quand quelqu’un quitte l’organisation, un administrateur de la plateforme confie ses articles à un successeur avec le transfert de contenu. Le successeur garde les articles utiles et archive les autres.

Guides : Garder les connaissances quand quelqu’un part et Faire le point chaque trimestre.

Qui fait quoi

Rôle	Responsabilité	Où
Lecteurs	Utiliser les articles, évaluer les réponses de l’IA	Recherche, "Demander à l’IA"
Contributeurs	Rédiger les articles, les mettre à jour, demander ceux qui manquent	Éditeur, brouillons, demandes d’articles
Responsables	Tenir leurs articles à jour	"Tâches"
Coordinateurs et administrateurs d’espace	Approuver les contenus, attribuer les demandes, garder une vue d’ensemble de leur espace	"Tâches", demandes d’articles, statistiques de l’espace (administrateurs seulement)
Administrateurs de la plateforme	Fixer les règles et garder une vue d’ensemble de la plateforme	"Paramètres" : "Gestion du contenu" et "Statistiques"

Une même personne a souvent plusieurs de ces rôles. Un coordinateur d’espace est en général aussi contributeur, et responsable de quelques articles.

Pour les droits de chaque rôle, voir Rôles et droits.

Une seule page pour le travail quotidien

La page "Tâches", dans le menu de gauche, liste ce qui vous attend. Elle a quatre onglets :

"Expiré" : vos articles à relire.
"Approbation" : les articles que vous pouvez approuver.
"Transfert de contenu" : les articles qui vous ont été transmis.
"Annotations" : vos articles qui ont des annotations ouvertes.

Le nombre à côté de "Tâches" additionne les quatre onglets. Si vous ouvrez cette page une fois par semaine et que vous traitez tout ce qui s’y trouve, votre part du travail est faite.

À quel rythme

Partez de ce calendrier, puis adaptez-le à la taille de votre plateforme.

Quand	Qui	Quoi
Chaque semaine	Les responsables	Ouvrir "Tâches". Relire les articles expirés et répondre aux annotations.
Chaque semaine	Les coordinateurs d’espace	Approuver les articles en attente. Attribuer les nouvelles demandes d’articles.
Chaque mois	Les administrateurs de la plateforme	Regarder les articles expirés de la plateforme, les recherches sans résultat et les feedbacks sur l’IA.
Chaque trimestre	Les administrateurs d’espace et de la plateforme	Revoir les espaces et les tags. Archiver ce que personne ne lit.
Quand quelqu’un part	Les administrateurs de la plateforme	Transférer ses articles à un successeur.

Avant de commencer

Vérifiez ces points avec les administrateurs de vos espaces :

Chaque espace a un coordinateur ou un administrateur qui accepte ce rôle. Sinon, personne dans l’espace n’approuve les contenus.
Chaque espace a ses règles. Décidez si l’approbation y est obligatoire, et quelle durée de vérification les nouveaux articles reçoivent par défaut.
Les demandes d’articles sont activées dans les espaces où les membres doivent pouvoir demander du contenu.

Étape suivante

Commencez par les règles : Décider qui est responsable et qui approuve.