Les demandes d’articles permettent de signaler ce qui manque dans la base de connaissances. Chaque demande décrit en quelques mots l’article dont quelqu’un a besoin. Les gestionnaires de l’espace l’attribuent ensuite à un contributeur et la suivent jusqu’à ce que l’article existe.

Glossaire

Quelques mots clés, pour parler tous de la même chose :

Demande

Un besoin de nouvel article, ou de modification d’un article existant, décrit par un titre et une courte explication. Chaque demande appartient à un espace.

Demandeur

La personne qui a créé la demande. Un gestionnaire peut changer le demandeur, par exemple pour créer une demande au nom de quelqu’un d’autre.

Responsable

Le membre de l’espace chargé de répondre à la demande. Une demande peut ne pas avoir de responsable.

Gestionnaires

Les administrateurs et coordinateurs de l’espace où se trouve la demande. Les administrateurs et coordinateurs de la plateforme sont gestionnaires dans tous les espaces.

Statut

L’état de la demande : "Ouvert" (personne n’a commencé), "En cours" (quelqu’un y travaille) ou "Terminé" (un article y répond).

Qui peut faire quoi

Tout le monde : peut créer une demande dans un espace où les demandes sont activées et où il peut publier. Chacun voit ses propres demandes et celles qui lui sont attribuées.
Les gestionnaires : voient toutes les demandes de leur espace. Ils peuvent attribuer une demande, changer son statut, changer le demandeur, l’archiver ou la supprimer.
Le responsable : peut modifier la demande, lier des articles et confier la demande à une autre personne.
Le demandeur : peut modifier la demande, lier des articles et ajouter des commentaires.

Activer les demandes dans un espace

Les demandes sont désactivées par défaut. Activez-les dans chaque espace qui doit en recevoir :

Cliquez sur votre photo de profil en haut à droite, puis sur "Paramètres".
Dans le menu de gauche, ouvrez "Gestion du contenu" et cliquez sur "Demandes".
Cliquez sur "Ajouter des espaces".
Dans la fenêtre "Activer la fonctionnalité de demandes d’articles pour ces espaces", cliquez sur "Choisir les espaces", sélectionnez les espaces et cliquez sur "Appliquer".
Cliquez sur "Enregistrer".

L’espace apparaît alors dans le tableau "Espaces avec demandes activées", avec ses gestionnaires et le nombre de demandes ouvertes, en cours et terminées.

Pour désactiver les demandes dans un espace, cliquez sur les trois points au bout de sa ligne, puis sur "Supprimer l’accès aux demandes". Toutes les demandes ouvertes de l’espace sont alors archivées.

Créer une demande

Cliquez sur "Demandes d’articles" dans le menu de gauche. Dans la nouvelle interface, l’élément s’appelle "Demandes".
Cliquez sur "Nouvelle demande".
Remplissez les champs "Titre de la demande" et "Expliquez ce qui manque".
Dans "Publier dans", choisissez l’espace.
Cliquez sur "Soumettre".

La demande reçoit le statut "Ouvert" et n’a pas de responsable. Les gestionnaires de l’espace reçoivent une notification.

Suivre les demandes

La page "Demandes d’articles" liste les demandes que vous pouvez voir, avec leurs commentaires, leur espace, leur responsable, leur statut et l’article lié. Cliquez sur "Archivé" pour voir les demandes archivées.

Cliquez sur une demande pour l’ouvrir. À droite, vous voyez son espace, son responsable, son statut, son demandeur et son identifiant. L’identifiant permet de citer une demande dans une discussion.

Traiter une demande

Attribuez la demande. Sous "Responsable", choisissez un membre de l’espace. Le responsable reçoit une notification.
Changez le statut. Sous "Statut", choisissez "Ouvert", "En cours" ou "Terminé".
Liez l’article. Sous "Article pour la demande", cliquez sur "Ajouter un article" et cherchez l’article. Les suggestions montrent des articles qui peuvent répondre à la demande. Vous pouvez lier plusieurs articles.
Discutez de la demande. Si la demande n’est pas claire, écrivez dans "Ajouter un commentaire" et cliquez sur "Publier". Le demandeur et les gestionnaires de l’espace reçoivent une notification.

Une demande peut se terminer de plusieurs façons :

Un article existant répond à la demande : liez-le et passez le statut à "Terminé".
Un article existant est incomplet : mettez-le à jour, liez-le et passez le statut à "Terminé".
Aucun article n’existe : créez-le, liez-le et passez le statut à "Terminé".
La demande sort du périmètre : un gestionnaire l’archive.

Modifier, déplacer, archiver ou supprimer une demande

Cliquez sur les trois points en haut à droite de la demande :

"Modifier" change le titre et la description.
"Archiver" retire la demande de la liste. Elle reste visible dans "Archivé".
"Supprimer" supprime la demande.

Pour déplacer une demande dans un autre espace, choisissez l’espace sous "Espace". Si le responsable n’est pas membre du nouvel espace, la demande n’a plus de responsable.

Notifications

Les gestionnaires d’espace : une nouvelle demande dans leur espace et les nouveaux commentaires.
Le responsable : quand quelqu’un lui attribue la demande.
Le demandeur : les changements de statut, les nouveaux commentaires, et quand quelqu’un d’autre devient le demandeur.

Vous ne recevez pas de notification pour vos propres actions.