Un article est exact le jour de sa publication. Plus tard, un prix change, ou un outil, et personne ne met l’article à jour. Avec une relecture organisée, quelqu’un vérifie chaque article important avant que les lecteurs ne s’appuient sur une information fausse.

Ce guide explique comment organiser ces relectures. Pour la marche à suivre dans Elium, voir Garder vos articles à jour.

Choisir les articles qui ont besoin d’une date

Une date de vérification signifie : "quelqu’un a relu cet article, et il est valable jusqu’à cette date". Mettez une date sur les articles dont vos équipes se servent pour agir. Laissez les autres sans date, sinon les responsables ont plus d’articles à relire qu’ils ne peuvent en traiter.

Type d’article	Exemples	Durée de vérification
Informations qui changent souvent	Liste de prix, contacts d’astreinte, horaires d’ouverture	"Un mois" ou "Trois mois"
Procédures et modes opératoires	Procédure de remboursement, installation d’un logiciel	"Six mois"
Politiques et documents de référence	Politique de déplacement, règles de sécurité	"Un an"
Contenus ponctuels	Comptes rendus de réunion, actualités, retours d’expérience	Pas de date. Archivez-les quand ils ne servent plus.

Ces durées sont un point de départ. Choisissez une durée plus courte là où une erreur coûte plus cher.

Fixer la règle dans chaque espace

Les articles d’un même type sont en général dans le même espace. Un administrateur d’espace peut donner une date de vérification à chaque nouvel article de l’espace : dans les "Paramètres généraux" de l’espace, activez "Planifier automatiquement la vérification des nouveaux contenus" et choisissez la durée.

Cette option ne concerne que les nouveaux articles. Pour les articles qui existent déjà :

Ouvrez les statistiques de l’espace et regardez "Contenus populaires". Ce sont les articles les plus lus.
Demandez à chaque responsable de relire ses articles de cette liste et d’y mettre une date.
Continuez avec le reste de l’espace, quelques articles par semaine.

Ne mettez pas de date sur tout un espace sans relire les articles. Mieux vaut aucun badge qu’un badge vert sur un article que personne n’a relu.

Vérifier que chaque article a un responsable encore en poste

Elium signale les articles à relire à leur responsable. S’il a changé d’équipe ou quitté l’organisation, personne ne voit ces rappels.

Le responsable change d’équipe : un coordinateur de l’espace choisit un autre responsable dans le panneau "Responsable du contenu" de l’article.
Le responsable s’en va : un administrateur de la plateforme confie tous ses articles à un successeur avec le transfert de contenu.

Ce que font les responsables chaque semaine

Le lundi, Elium envoie à chaque responsable un e-mail avec ses articles qui expirent dans les sept jours. Chacun peut désactiver cet e-mail sous "Contenus qui vont expirer", dans ses préférences de notification.

La liste complète se trouve dans "Tâches", dans l’onglet "Expiré". Une date en vert indique que l’article expire dans les 30 prochains jours. Une date en rouge indique qu’il a expiré.

Commencez par les articles qui ont le nombre le plus élevé dans la colonne "Lectures après expiration (90 jours)" : ils sont encore consultés. Pour chaque article, décidez :

Situation	Ce qu’il faut faire
L’article est toujours exact	Cliquez sur "Marquer comme à jour" et choisissez une nouvelle durée.
L’article est en partie faux	Mettez-le à jour, puis marquez-le comme à jour. Enregistrez-le en "Mise-à-jour régulière" ou en "Mise-à-jour promue" pour que les lecteurs sachent qu’il a changé. Voir Éditer un article.
L’article est devenu inutile	Archivez-le. Il sort des résultats de recherche, et un coordinateur de l’espace peut le restaurer.
L’article n’est plus de votre ressort	Demandez à un coordinateur de l’espace de changer le responsable.

Dans un espace où l’approbation est obligatoire, une mise à jour passe elle aussi par l’approbation.

Quand tout le monde doit être informé du changement

Certains changements ne peuvent pas attendre que chacun rouvre l’article, par exemple une nouvelle consigne de sécurité. Demandez à un administrateur de la plateforme d’envoyer l’article en notification urgente. Le message reste à l’écran jusqu’à ce que chaque destinataire clique sur "Marquer comme lu", et l’administrateur voit qui l’a lu et qui ne l’a pas lu.

Ce que font les administrateurs chaque mois

Les administrateurs d’espace ouvrent les statistiques de leur espace :

"Contenus vérifiés" indique les articles qui ont une date, répartis entre articles à jour et articles à vérifier.
"Lectures de contenus expirés" indique la part des lectures d’articles expirés.

Voir Statistiques au niveau de l’espace.

Les administrateurs de la plateforme ouvrent "Paramètres" > "Gestion du contenu" > "Contenu expiré". La page indique la part des articles expirés sur la plateforme et la part des lectures d’articles expirés au cours des 90 derniers jours. Le tableau en dessous liste chaque article expiré avec son responsable et ses lectures.

Commencez par les articles les plus lus et contactez leurs responsables. Si un même responsable a beaucoup d’articles expirés, demandez-lui ce qui le bloque : trop d’articles, une durée trop courte, ou des articles qui devraient revenir à quelqu’un d’autre.

Suivez ces deux pourcentages de mois en mois. S’ils baissent, vos relectures fonctionnent.

Pourquoi un article expiré reste un risque

Un article expiré reste sur la plateforme, avec un badge rouge. Vos équipes le trouvent encore dans la recherche. Les agents IA et les portails l’utilisent aussi :

Answer et les Smart Assistants peuvent utiliser un article expiré comme source. Voir Answer : les bonnes pratiques.
Les assistants IA connectés par MCP (Model Context Protocol) reçoivent la date de vérification avec chaque article. Ils peuvent donc savoir qu’une relecture est en retard. Voir Rechercher et lire du contenu avec MCP.
Un portail public (bêta) affiche les articles de son espace avec les mêmes dates. Un article archivé disparaît aussitôt du portail. Voir Garder un portail public à jour.

C’est pourquoi les lectures d’articles expirés comptent plus que le nombre d’articles expirés. Un article expiré que personne n’ouvre peut attendre. Un article que 200 personnes ont ouvert ce trimestre ne le peut pas.

Étape suivante

Planifiez les relectures d’une équipe avec le modèle Calendrier de révision de contenu.
Voyez ce qui manque encore : Repérer et traiter les contenus manquants.