Elium

Processus

Flux d’approbation

Faites relire un article avant sa publication, pour tout un espace ou à la demande.

Concept

Le flux d’approbation permet aux responsables d’un espace de vérifier les contenus avant leur publication. Il fonctionne aussi pour les mises à jour de contenus existants.

Glossaire

Quelques mots clés, pour parler tous de la même chose :

Approbation

Le fait d’approuver un contenu. Pour un article original, l’approbation et la publication sont deux actions distinctes. Pour un repartage en attente d’approbation, l’approbation entraîne automatiquement sa publication.

Processus d’approbation

Tout ce qui se passe entre la demande d’approbation et la publication du contenu.

Demande d’approbation

La demande d’un contributeur pour faire approuver un contenu, soit parce que l’espace l’exige, soit parce que le contributeur le souhaite.

Approbateur

Une personne qui peut approuver un contenu, soit comme administrateur ou coordinateur d’un espace où l’approbation est obligatoire, soit parce qu’un contributeur le lui demande.

Contributeur

La personne qui envoie la demande d’approbation.

En pratique

Un contenu passe par l’approbation de deux façons :

  1. Un contributeur demande à quelqu’un de relire son contenu avant sa publication ou sa mise à jour.

  2. Le contenu est publié dans un espace où l’approbation est obligatoire.

Les étapes de l’approbation

Une demande a l’un de ces trois statuts :

  1. En attente d’approbation : la demande vient d’être envoyée. L’approbateur a la main : il peut approuver le contenu, ou cliquer sur "Demander des corrections" s’il ne peut pas être publié tel quel.

  2. En attente de correction : le contributeur a la main. L’approbateur demande des changements, par un message global ou par des annotations. Une fois les changements faits, le contributeur renvoie la demande, qui repasse "En attente d’approbation".

  3. Approuvé : le statut final. Pour un article original, l’approbateur et le contributeur peuvent tous deux publier le contenu à tout moment. Si le contributeur le modifie avant sa publication, il repasse à la première étape. Un repartage est publié automatiquement dès son approbation.

À chaque étape, l’approbateur et le contributeur peuvent échanger des messages. Il peut y avoir autant d’allers-retours que nécessaire entre les deux premières étapes.

L’approbation obligatoire dans un espace

Vous pouvez faire passer chaque nouvel article et chaque mise à jour d’un espace par l’approbation :

  1. Ouvrez l’espace et cliquez sur les trois points à côté de "Rejoint", puis sur "Approbations".

  2. Sous "Approbation obligatoire", activez l’option.

Deux parties apparaissent alors :

  • Approbateurs : les approbateurs de l’espace sont ses administrateurs et ses coordinateurs. Pour les changer, modifiez le rôle des membres de l’espace.

  • Approbations en cours : les articles de l’espace qui sont dans le processus d’approbation. Utilisez le filtre pour affiner la liste.

Dès lors, les contributeurs doivent demander une approbation avant que leur contenu soit publié : dans l’éditeur, l’option de publication est remplacée par une demande d’approbation.

Les approbateurs retrouvent les demandes dans "Tâches", onglet "Approbation". Le nombre à côté de "Tâches", dans le menu principal, compte ces demandes avec vos autres tâches : articles expirés, annotations sur vos articles et articles qui vous ont été transmis.

Dans cet onglet, les approbateurs voient :

  1. les articles qui leur sont attribués

  2. les articles qui n’ont pas encore d’approbateur mais attendent leur publication dans un espace dont ils sont responsables

Le principe de la "pool"

Ce deuxième groupe est un principe clé de l’approbation. Quand quelqu’un demande une publication dans un espace où l’approbation est obligatoire, le contenu arrive dans une "pool" commune. Aucun approbateur n’est encore désigné, mais tous les approbateurs de l’espace le voient dans leur liste.

Les approbateurs choisissent les articles à examiner dans cette pool. Recevoir un email pour une nouvelle demande ne vous attribue pas l’article.

Ce système a plusieurs avantages :

  1. Les approbateurs connaissent leur domaine, ils savent donc quels contenus ils peuvent approuver.

  2. Si un approbateur est absent, les autres voient toutes les demandes et peuvent prendre le relais.

  3. Les contributeurs ne peuvent pas choisir leur approbateur préféré.

Approuver les repartages

Un article repartagé par un contributeur vers un espace à approbation obligatoire suit le flux d’approbation habituel. Le repartage attend l’approbation avant d’être publié dans cet espace. L’article original reste publié dans son propre espace.

Les administrateurs et coordinateurs de l’espace de destination traitent le repartage dans la liste habituelle des contenus à approuver, dans "Tâches" > "Approbation" ou dans les paramètres de l’espace. Les droits d’administration de la plateforme ne sont pas nécessaires. Approuver le repartage le publie automatiquement. Pour refuser sa publication et demander des modifications, cliquez sur "Demander des corrections". Les corrections doivent être apportées à l’article original.

Chaque nouvelle version publiée de l’article original nécessite une nouvelle approbation dans l’espace de destination. La dernière version publiée du repartage reste visible jusqu’à l’approbation de la nouvelle version. Si une approbation est déjà en cours, elle reprend sur la dernière version, y compris lorsque des corrections ont été demandées. Consultez Repartager un article pour les étapes de partage et les règles de modification.

Les utilisateurs autorisés à publier directement dans l’espace de destination peuvent toujours y créer un repartage sans approbation initiale. Les versions suivantes de ces repartages nécessitent elles aussi une approbation.

L’approbation à la demande

Les contributeurs peuvent aussi demander à d’autres personnes de relire leur contenu avant sa publication, même quand l’approbation n’est pas obligatoire.

Le cas le plus courant : quelqu’un remarque une erreur dans un article dont il n’est pas responsable. Il la corrige et envoie sa correction au responsable pour approbation. Le responsable décide alors de la publier ou non. Autre cas : un contenu qu’un manager doit valider avant sa publication.

  1. Modifiez l’article et faites vos changements.

  2. Cliquez sur "Enregistrer", puis sur "Demander l’approbation".

  3. Choisissez un ou plusieurs approbateurs. Si vous en choisissez plusieurs, ils approuvent l’article l’un après l’autre, dans l’ordre de la liste.

  4. Si vous le souhaitez, écrivez un message, par exemple pour préciser ce qu’il faut vérifier. Cliquez ensuite sur "Demander l’approbation".

Il n’est pas nécessaire d’être approbateur de l’espace pour recevoir une demande d’approbation à la demande.

Traiter une demande

  1. Ouvrez la demande depuis "Tâches" > "Approbation", ou depuis le lien de la notification.

  2. L’article s’ouvre avec le panneau "Approbation" à droite. Il indique le statut, l’approbateur actuel et les messages.

  3. Lisez l’article. Pour commenter, écrivez un message global en bas du panneau, ou ajoutez des annotations dans le texte.

  4. Cliquez sur "Approuver", ou sur "Demander des corrections" si le contenu doit être modifié.

Quand un article original est approuvé, ouvrez-le et cliquez sur "Publier" pour le publier avec l’option de mise à jour de votre choix.

Emails de demande d’approbation

Lorsqu’un article est soumis à approbation sans approbateur désigné dans un espace où l’approbation est obligatoire, Elium prévient par email les coordinateurs et administrateurs de l’espace.

Dans un espace sans approbation obligatoire, Elium n’envoie pas cet email.

Seules les personnes ayant accès à l’article peuvent recevoir cet email. Le demandeur et la personne qui soumet la demande en sont exclus. Si un approbateur est désigné, il reçoit la notification habituelle.

Ouvrez le lien dans l’email pour consulter la version soumise à approbation. Vous retrouvez aussi la demande dans "Tâches" > "Approbation".

Pour ne plus recevoir ces emails, désactivez les notifications d’approbation dans vos paramètres personnels de notification. Sans préférence personnelle, le réglage par défaut de la plateforme s’applique.

Statistiques

L’approbation se suit à quatre niveaux : plateforme, espace, contenu et contributeur.

Au niveau de la plateforme

Les administrateurs système ont une vue d’ensemble du processus d’approbation : cliquez sur votre photo de profil en haut à droite, puis sur "Paramètres". Dans le menu de gauche, ouvrez "Gestion du contenu" et cliquez sur "Approbation".

La page comporte trois parties :

  • Des compteurs pour toute la plateforme : le nombre d’espaces à approbation obligatoire, de contenus en attente d’approbation, de contenus en attente de correction, de contenus approuvés mais pas encore publiés, et de contenus approuvés et publiés.

  • Les espaces avec approbation obligatoire, avec leurs approbateurs. Vous repérez ainsi un espace où personne ne peut approuver les contenus (un espace sans administrateur ni coordinateur). "Gérer les approbateurs" ouvre les paramètres d’approbation de l’espace.

  • Les approbations par espace : les mêmes compteurs pour chaque espace. Ils permettent de repérer des demandes qui s’accumulent, par exemple quand un approbateur est absent.

Au niveau de l’espace

Les administrateurs et coordinateurs d’un espace voient les contenus en cours d’approbation dans les paramètres de l’espace, sous "Approbation", dans la partie "Approbations en cours". Un contenu reste dans le processus d’approbation jusqu’à sa publication.

Au niveau du contenu

L’approbateur apparaît dans le panneau à droite de l’article, sous "Approbateurs", après le responsable du contenu et les contributeurs.

Chaque version approuvée indique aussi qui l’a approuvée dans l’historique des versions. Vous pouvez ainsi suivre les approbations version par version.

Au niveau du contributeur

Les contributeurs suivent leurs propres demandes dans "Mes Contenus", onglet "En attente d’approbation".