Quand un collègue s’en va, deux choses peuvent se perdre : ce qu’il sait et n’a jamais écrit, et les articles dont il est responsable, que personne ne relira après lui. Ce guide traite les deux. Il vaut aussi quand quelqu’un change d’équipe ou s’absente longtemps.

Avant le départ

Commencez dès que vous connaissez la date. Les étapes ci-dessous demandent la présence de la personne, et ses derniers jours sont souvent chargés.

1. Lister les articles de la personne

Sur la page de recherche, utilisez le filtre "Responsable du contenu" pour voir tous les articles de la personne. Triez-les par "Mis à jour" pour voir ceux qu’elle tient encore à jour. Voir Recherche avancée.

2. Demander à la personne de trier ses articles

Le responsable est le mieux placé pour dire quels articles sont encore exacts. Demandez-lui de parcourir la liste et, pour chaque article, de faire l’une de ces trois choses :

Le relire et cliquer sur "Marquer comme à jour".
Le mettre à jour.
L’archiver s’il ne sert plus.

Demandez-lui aussi de regarder ses brouillons et son "Contenu personnel". Personne d’autre ne peut voir ce qui se trouve dans "Contenu personnel". Les autres contributeurs peuvent ouvrir ses brouillons dans un espace, mais personne ne les terminera. Ce qui est utile doit être publié ou déplacé dans un espace avant son départ.

3. Recueillir ce qui n’est pas écrit

Listez les sujets que cette personne est la seule à connaître : un client, un outil, une procédure qu’elle applique toujours elle-même. Pour chaque sujet, choisissez une méthode dans Recueillir les connaissances des experts. Un entretien mené par le successeur fonctionne bien, car le successeur pose les questions qui lui seront utiles.

Le modèle Plan de transfert de connaissances vous aide à lister les sujets, les personnes et les dates. Pour un projet, utilisez Passation de projet.

4. Choisir les successeurs

Choisissez un successeur pour chaque espace où la personne est responsable d’articles. Le successeur doit avoir accès à l’espace. Vous pouvez choisir un successeur différent pour chaque espace.

Transférer les articles

Le transfert de contenu change le responsable de tous les articles d’une personne, espace par espace.

Cliquez sur votre photo de profil en haut à droite, puis sur "Paramètres".
Dans le menu de gauche, ouvrez "Gestion du contenu" et cliquez sur "Transfert de contenu".
Choisissez la personne qui part, puis cliquez sur "Transférer du contenu".
Pour chaque espace, cliquez sur "Attribuer un successeur" et choisissez une personne.
Décidez si vous cochez l’option de transfert forcé, puis cliquez sur "Enregistrer".

Option	Ce qui se passe	Quand l’utiliser
Sans transfert forcé	Le successeur voit les articles dans "Tâches" et décide pour chacun.	Le cas habituel. Le successeur lit ce qu’il reçoit.
Avec transfert forcé	Le successeur devient tout de suite responsable de tous les articles.	La personne a déjà trié ses articles, ou le successeur les connaît bien.

Après le transfert, un administrateur de la plateforme peut désactiver le compte. Les contributions de la personne restent sur la plateforme.

Ce que fait le successeur

Les articles à traiter se trouvent dans "Tâches", dans l’onglet "Transfert de contenu". Le successeur devient responsable de chaque article, ou l’archive. Il peut sélectionner plusieurs articles à la fois.

Un article qui change de responsable mérite d’être relu. Une fois l’article repris, le successeur le lit et définit une nouvelle date de vérification.

Ses autres responsabilités

Vérifiez aussi ces trois points :

Les approbations. Si elle coordonnait ou administrait un espace où l’approbation est obligatoire, vérifiez que l’espace a encore des approbateurs. La page "Paramètres" > "Gestion du contenu" > "Approbation" indique les approbateurs de chaque espace.
Les demandes d’articles. Attribuez ses demandes ouvertes à quelqu’un d’autre.
L’administration des espaces. Si elle était seule à administrer un espace, désignez un autre administrateur.

Quand quelqu’un change d’équipe

Le compte reste actif : un transfert de contenu n’est pas toujours nécessaire. Si la personne ne travaille plus sur le sujet, un coordinateur de l’espace confie ses articles à un collègue. Il coche les articles dans l’espace et utilise "Changer le responsable" dans les actions groupées.

Repérer les articles oubliés

Un départ est parfois annoncé tard. La page "Transfert de contenu" sert de filet de sécurité : elle liste les utilisateurs désactivés qui sont encore responsables d’articles, et les successeurs qui ont encore des articles à traiter. Consultez-la une fois par mois.

Étape suivante

Ajoutez le transfert à votre checklist de départ, pour qu’il soit prévu à chaque départ.
Veillez à ce que les articles transférés restent exacts : Organiser la relecture des articles.