Les tâches de la semaine et du mois portent sur un article à la fois. Une fois par trimestre, regardez toute la plateforme : relevez quelques chiffres, retirez ce qui ne sert plus et décidez de ce qu’il faut changer.

Relever six chiffres

Notez ces chiffres chaque trimestre, dans un article. Comparez-les d’un trimestre à l’autre : un chiffre isolé dit peu de choses.

Chiffre	Où le trouver	Ce qu’il vous apprend
Part des articles expirés	"Gestion du contenu" > "Contenu expiré"	Si les responsables relisent leurs articles.
Part des lectures d’articles expirés	"Gestion du contenu" > "Contenu expiré"	Si les lecteurs s’appuient sur des articles que personne n’a relus.
Recherches sans résultat	"Statistiques" > "Recherche", dans l’export	Ce que vos équipes cherchent sans le trouver.
Demandes d’articles ouvertes	"Gestion du contenu" > "Demandes"	Si les contenus manquants sont écrits, et dans quels espaces ils ne le sont pas.
Articles en cours d’approbation	"Gestion du contenu" > "Approbation"	Si les approbateurs suivent le rythme des demandes.
Feedbacks sur les réponses de l’IA	"Gestion du contenu" > "Retours"	Si Answer trouve ce qu’il lui faut dans vos articles.

Toutes ces pages se trouvent dans "Paramètres". Pour le détail de chaque chiffre, voir Repérer et traiter les contenus manquants et Organiser la relecture des articles.

Nettoyer les articles

Les articles anciens

Sur la page de recherche, filtrez sur l’espace et triez les résultats par "Les plus anciens" ou par "Mis à jour". Pour un article ancien, ouvrez ses statistiques pour voir s’il est encore lu. Décidez ensuite avec son responsable :

Il est encore lu : le responsable le relit et définit une date de vérification.
Personne ne le lit : archivez-le. Pour archiver plusieurs articles, cochez-les et utilisez "Archiver" dans les actions groupées.

Un article archivé sort des résultats de recherche, et un coordinateur de l’espace peut le restaurer. Dans le doute, archivez.

Les doublons

La page "Gestion du contenu" > "Contenus dupliqués" liste les fichiers présents dans plusieurs articles. Pour chacun, gardez un seul article et archivez les autres, ou reliez les articles si les deux sont nécessaires. Voir Trouver les fichiers dupliqués.

Deux articles qui se contredisent sur le même sujet sont plus gênants qu’un doublon : les lecteurs et les agents IA peuvent tomber sur l’un ou sur l’autre. Quand vous en trouvez, demandez aux responsables de les fusionner.

Nettoyer les tags

Ouvrez "Général" > "Tags". Voir Entretenir les tags pour chaque action.

Fusionnez les tags qui ont le même sens, par exemple un singulier et un pluriel.
Liez les tags synonymes, pour qu’une recherche sur l’un trouve aussi l’autre.
Déplacez dans une catégorie un hashtag que beaucoup de gens utilisent.
Supprimez les tags qu’aucun article n’utilise.

Revoir les espaces

Dans "Statistiques" > "Espaces", l’onglet "Espaces inactifs" montre les espaces sans activité pendant la période.

L’espace ne sert plus, comme un espace de projet terminé : fermez-le. Plus personne ne peut y publier, et il disparaît de la navigation. Ses articles restent dans les résultats de recherche. Archivez ceux qui ne servent plus.
L’espace est encore utile, mais peu actif : parlez-en à son administrateur. Il lui faut peut-être un nouveau coordinateur, ou ses contenus ont leur place dans un autre espace.

Pour savoir si vous avez les bons espaces, lisez Challenger les espaces.

Vérifier que chaque rôle est tenu

Vérifiez trois listes :

Les espaces où l’approbation est obligatoire : chacun a au moins deux approbateurs encore en poste ("Gestion du contenu" > "Approbation").
Les articles des personnes qui sont parties : la page "Transfert de contenu" liste les utilisateurs désactivés qui sont encore responsables d’articles. Voir Garder les connaissances quand quelqu’un part.
Les annotations ouvertes : la page "Gestion du contenu" > "Annotations" montre les annotations ouvertes.

Décider et partager

Terminez ce point par des décisions :

Choisissez deux ou trois actions pour le trimestre suivant, chacune avec une personne et une date.
Publiez-les avec les chiffres, dans le même article chaque trimestre. Chacun voit ce qui a changé depuis la dernière fois.
Dites aux administrateurs d’espace ce que vous attendez d’eux.

Pour un examen plus complet, une fois par an ou avant d’activer des fonctionnalités d’IA, utilisez la checklist d’audit des connaissances.

Étape suivante

Préparer vos connaissances pour l’IA : ce qu’il faut vérifier avant que des agents IA répondent à partir de vos articles.