Un lecteur se fie à un article quand il sait qui en répond. Ce guide vous aide à répondre à deux questions pour chaque espace : qui est responsable d’un article, et qui doit le lire avant sa publication.

Un seul responsable par article

Chaque article a un seul responsable. Elium l’affiche en haut de l’article et le prévient en premier quand il y a quelque chose à faire. D’autres personnes peuvent modifier l’article : elles apparaissent comme contributeurs, et le responsable reste le même.

Choisissez le responsable avec soin :

Le responsable connaît le sujet. Par défaut, c’est la personne qui a créé l’article. Si un collègue l’a rédigé pour un expert, demandez à un coordinateur de l’espace de désigner l’expert comme responsable.
Le responsable est une personne, pas une équipe. Quand toute une équipe s’occupe d’un sujet, désignez une personne de l’équipe. Si le responsable s’absente longtemps, un coordinateur de l’espace change le responsable.
Le responsable travaille encore sur le sujet. Quand quelqu’un change d’équipe, confiez ses articles à un collègue. Pour changer le responsable de plusieurs articles, cochez-les dans l’espace et utilisez "Changer le responsable" dans les actions groupées.

Les rôles dans chaque espace

Le rôle d’une personne dans un espace détermine ce qu’elle peut y faire. Voir Rôles et droits pour la liste complète.

Rôle dans l’espace	Ce qu’il fait dans l’espace
Invité	Lit et commente.
Contributeur	Rédige des articles et tient les siens à jour.
Coordinateur	Gère tous les contenus de l’espace. Approuve les articles et traite les demandes d’articles.
Administrateur	Fait la même chose qu’un coordinateur. Gère aussi les paramètres, les onglets et les membres.

Désignez au moins deux coordinateurs ou administrateurs par espace. Si une seule personne peut approuver les contenus, plus rien n’est publié dès qu’elle est absente.

Choisir la règle d’approbation de chaque espace

Avec l’approbation, une deuxième personne lit l’article avant sa publication. Elle ralentit aussi la publication : utilisez-la là où une erreur coûte cher.

Type d’espace	Approbation	Ce qui se passe
Procédures, politiques, réponses données aux clients	Obligatoire	Chaque nouvel article et chaque mise à jour d’un contributeur doit être approuvé par un coordinateur ou un administrateur de l’espace.
Connaissances d’équipe, modes opératoires	À la demande	Les contributeurs publient directement. Ils demandent une approbation quand ils le souhaitent.
Actualités, communautés, projets	Aucune	La rapidité compte plus qu’une deuxième lecture.

L’approbation obligatoire

Les approbateurs sont les coordinateurs et les administrateurs de l’espace. Une nouvelle demande d’approbation arrive à tous, et l’un d’eux s’en charge. Choisissez ces personnes pour leur connaissance du sujet, car ce sont elles qui décident de ce qui est publié.

Les administrateurs de la plateforme voient tous les espaces où l’approbation est obligatoire dans "Paramètres" > "Gestion du contenu" > "Approbation". La page indique les approbateurs de chaque espace : vous repérez ainsi un espace où personne ne peut approuver.

L’approbation à la demande

Un contributeur choisit un ou plusieurs approbateurs. S’il y en a plusieurs, ils approuvent l’un après l’autre, dans l’ordre de la liste. Deux cas sont fréquents :

Quelqu’un corrige un article dont il n’est pas responsable et envoie la correction au responsable.
Un article doit être lu par un expert, puis par un manager.

Fixer la règle de relecture de chaque espace

Décidez quelle durée de vérification les nouveaux articles reçoivent par défaut. Pour un espace de procédures, choisissez par exemple six mois ; un espace d’actualités n’a pas besoin de durée. Voir Organiser la relecture des articles.

Décider qui lit et qui écrit

Le type d’un espace définit qui peut lire ses articles : tout le monde, ou seulement ses membres. Voir Les types d’espace.

Dans l’espace, les rôles définissent qui peut écrire. Dans un espace de procédures officielles, la plupart des membres ont le rôle d’invité, et quelques experts celui de contributeur. Dans une communauté, tous les membres sont contributeurs.

Pour un article qui ne doit être ni copié ni téléchargé, utilisez un contenu protégé.

Écrire les règles

Rédigez les règles de l’espace dans un article court et épinglez-le en haut de l’espace. Il répond aux questions d’un nouveau contributeur :

Ce qui a sa place dans cet espace, et ce qui ne l’a pas.
Quel modèle utiliser pour chaque type d’article.
Qui approuve, et en combien de temps en général.
Quand les articles doivent être relus.
Qui contacter en cas de question.

Le modèle Guide de style de la base de connaissances vous donne une structure pour les règles de rédaction.

Étape suivante

Recueillir les connaissances des experts : faire écrire les premiers articles.
Faire le point chaque trimestre : vérifier que les règles fonctionnent toujours.