Les experts ont souvent peu de temps pour écrire. Ce guide montre comment faire entrer leurs connaissances dans Elium en leur demandant peu d’efforts.

Choisir par où commencer

Ne demandez pas à un expert de "tout documenter". Choisissez quelques sujets :

Ce que l’on vous demande. Les demandes d’articles et les recherches sans résultat montrent ce qui manque.
Ce que l’expert explique sans cesse. Chaque question répétée est un article à écrire une fois pour toutes.
Ce qu’une seule personne sait. Si elle est absente, le travail s’arrête. Commencez par là.

Donner un modèle à chaque type de connaissance

Un modèle indique à l’expert quoi écrire, section par section. Il donne aussi la même forme à tous les articles d’un même type : les lecteurs trouvent l’information au même endroit.

Type de connaissance	Modèle de départ
Comment réaliser une tâche	Procédure opérationnelle standard
Ce qu’un projet vous a appris	Leçons apprises
Pourquoi une décision a été prise	Journal des décisions
Comment résoudre un problème, étape par étape	Un arbre de décision

Faites des modèles courts. Ne rendez un champ obligatoire que si l’article est inutile sans lui : chaque champ obligatoire est une raison de plus de ne pas écrire.

Choisir la méthode qui convient à l’expert

L’expert écrit lui-même

Cette méthode convient aux experts qui aiment écrire. Donnez-leur le modèle et un exemple d’article réussi. Le Smart Editor les aide à améliorer ou à corriger leur texte.

Partir d’un fichier

L’information existe souvent déjà, dans un PDF ou dans un document que vous pouvez exporter en PDF. Importez le fichier : Elium transforme un fichier PDF ou Markdown en brouillon d’article. L’expert corrige le brouillon, ce qui lui prend moins de temps que de l’écrire.

Pour reprendre tout un dossier Google Drive ou OneDrive, un administrateur de la plateforme utilise les imports.

Interroger l’expert

Un collègue pose les questions et rédige les réponses :

Préparez cinq à dix questions à partir du modèle.
Échangez avec l’expert et prenez des notes, ou enregistrez la conversation.
Rédigez le brouillon et enregistrez-le dans l’espace, pas dans "Contenu personnel". Un brouillon dans un espace est visible par les autres contributeurs de l’espace.
Invitez l’expert à contribuer pour qu’il corrige le brouillon. L’expert doit être contributeur dans l’espace.

Confier le brouillon à un assistant IA

Un assistant IA connecté à Elium par MCP (Model Context Protocol), comme ChatGPT ou Claude, peut créer le brouillon. L’expert lui donne ses notes ou la transcription d’une réunion. L’assistant choisit le modèle, remplit ses champs et ajoute les tags. L’article est enregistré comme brouillon, et l’expert le relit dans Elium.

Envoyer un e-mail

Une réponse qu’un expert a écrite dans un e-mail mérite aussi d’être conservée. Chacun a une adresse Elium personnelle : un e-mail envoyé à cette adresse devient un brouillon dans son "Contenu personnel". Pour une équipe, un administrateur de la plateforme peut créer une règle email qui dépose les e-mails dans un espace.

Écrire pour les lecteurs et pour l’IA

Les mêmes règles aident une personne qui lit vite et un agent IA qui cherche une réponse :

Un sujet par article. Découpez un long document en plusieurs articles et reliez-les.
Un titre avec les mots du lecteur. Reprenez les mots que vos équipes tapent dans la barre de recherche.
Un résumé en haut. Elium peut l’écrire pour vous, et vous le corrigez.
Des phrases complètes. Nommez la page et le bouton. "Cliquez ici" ne dit rien à un lecteur qui ne voit pas votre écran.

Pendant la rédaction, Elium signale les contenus similaires. Ouvrez l’autre article avant de continuer : il vaut peut-être mieux le mettre à jour.

Faire relire le brouillon

Avant la publication, l’expert confirme que l’article est exact. Si quelqu’un d’autre a rédigé le brouillon, utilisez une approbation à la demande avec l’expert comme approbateur. Il note ses corrections dans des annotations.

Terminer l’article

Un article est terminé quand on peut le trouver et s’y fier :

Ajoutez les tags que les lecteurs utilisent pour filtrer.
Vérifiez le responsable. Si quelqu’un d’autre a rédigé le brouillon, demandez à un coordinateur de l’espace de désigner l’expert comme responsable.
Définissez une date de vérification si vos équipes se servent de l’article pour agir.
Si l’article répond à une demande, liez-le dans la demande et passez son statut à "Terminé".

Étape suivante

Quand un expert s’apprête à partir, lisez Garder les connaissances quand quelqu’un part.
Pour les méthodes sur lesquelles ce guide s’appuie, lisez Transfert de connaissances : définition, méthodes et exemples.