Imports

À propos

La page Imports rassemble tous les imports de contenu en masse : un fichier CSV, un dossier Google Drive ou un dossier OneDrive. Vous lancez un import, vous le suivez pendant qu’il tourne, et vous l’ouvrez ensuite pour voir ce qui a été créé et ce qui a échoué.

Ouvrez-la depuis le panneau d’administration : cliquez sur votre photo de profil en haut à droite, puis sur "Paramètres", "Avancé" et "Imports".

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Le tableau des imports

Chaque ligne est un import, avec :

• Statut : En attente, En cours, Terminé, Erreur ou Annulé.

• Type : CSV, Google Drive, OneDrive ou Lotus Notes.

• Titre et Espace de destination.

• Total, Importés et Erreurs : le nombre d’éléments trouvés, le nombre d’articles créés et le nombre d’éléments en échec.

• Créé par et Créé le.

Le tableau se met à jour tout seul pendant qu’un import tourne : inutile de recharger la page. Utilisez "Filtrer" pour n’afficher que certains statuts, par exemple les imports encore en cours ou ceux terminés en erreur.

Lancer un import

Cliquez sur "Nouvel import" et choisissez une source. Deux champs sont communs à toutes les sources :

• Espace de destination : l’espace où les articles sont créés.

• Propriétaire du contenu : l’utilisateur défini comme propriétaire de chaque article créé. Choisissez une personne, ou un compte de service, qui tiendra ce contenu à jour.

Cliquez ensuite sur "Lancer l’import". L’import est mis en file d’attente et démarre dès qu’un créneau de traitement se libère.

Depuis un fichier CSV

Chaque ligne du fichier devient un article. En plus des champs communs :

1. Donnez un Titre à l’import : c’est le nom de la ligne dans le tableau des imports.

2. Choisissez un Modèle si les articles doivent en suivre un. Sans modèle, des articles simples sont créés.

3. Indiquez un Nombre maximal de lignes pour tester l’import sur un échantillon. Laissez le champ vide pour importer tout le fichier.

4. Déposez le Fichier CSV. Elium détecte le Jeu de caractères et le Séparateur de colonnes (virgule, point-virgule ou tabulation). Corrigez-les si l’aperçu paraît incorrect.

5. Dans Correspondance des champs, associez chaque colonne du fichier à un champ Elium. Une colonne, et une seule, doit correspondre au Titre. Les champs Elium proposés sont regroupés en trois familles, à savoir les champs de l’article, les catégories (une colonne alimente une catégorie de tags) et les champs techniques, comme l’identifiant externe. Choisissez "Ignorer cette colonne" pour les colonnes inutiles.

Utilisez la première ligne de votre fichier pour les noms de colonnes : le formulaire de correspondance les affiche comme libellés.

Depuis un dossier Google Drive

Sélectionnez le Dossier à importer. Chaque fichier du dossier et de ses sous-dossiers devient un article qui contient le fichier, et l’arborescence est conservée.

Cochez "Importer les Google Documents comme articles" pour convertir les Google Docs en articles Elium natifs, avec leur texte et leur mise en forme, au lieu de les joindre comme fichiers. Les articles natifs sont consultables et lisibles par les assistants IA ; les fichiers joints sont indexés pour la recherche uniquement.

Depuis un dossier OneDrive

Sélectionnez le Dossier à importer. Les fichiers du dossier et de ses sous-dossiers deviennent des articles, et l’arborescence est conservée.

Depuis une base Lotus Notes

Les migrations Lotus Notes se préparent avec notre équipe, qui configure l’import avec vous. Contactez support@elium.com.

Depuis une autre source

Votre contenu se trouve dans un outil absent de cette liste, ou demande une migration particulière ? Nous proposons aussi un service d’import sur mesure. Contactez-nous à support@elium.com ou adressez-vous à votre account manager.

Suivre un import

Cliquez sur une ligne pour ouvrir le détail de l’import. L’en-tête indique où il en est : en attente de découverte des éléments, import de 12 éléments sur 62, terminé avec 3 erreurs, et ainsi de suite.

Trois cartes donnent le contexte :

• Source : le type, qui l’a lancé et quand, et, pour un import CSV, le fichier source, toujours téléchargeable.

• Destination : l’espace et le propriétaire du contenu.

• Éléments importés : une ligne par élément avec son statut (Nouveau, En attente, Succès ou Erreur), son titre, qui mène à l’article créé, et son identifiant externe. Survolez un élément en échec pour lire le message d’erreur. Filtrez la liste par statut pour ne voir que les échecs.

Relancer, annuler ou réinitialiser

Le menu "Actions" d’un import propose, selon son statut :

• Relancer, quand un import est en erreur, a été annulé, ou s’est terminé avec des éléments en échec. Les éléments en attente et en échec sont traités à nouveau. Les articles déjà importés restent tels quels.

• Annuler, quand un import est en attente ou en cours. L’import s’arrête après l’élément en cours. Les articles déjà importés sont conservés ; les éléments en attente sont abandonnés.

• Réinitialiser, quand un import est terminé, en erreur ou annulé. L’import repart de zéro. Les articles créés par le premier passage restent dans l’espace : utilisez cette action quand le premier passage a produit peu de résultats, ou après avoir supprimé les articles de ce premier passage.

Après l’import

Les articles apparaissent dans l’espace de destination avec le propriétaire choisi. Les documents importés n’apparaissent pas dans le fil d’activité, pour ne pas inonder la page d’accueil de vos utilisateurs.

Pour un import Google Drive ou OneDrive, l’arborescence des dossiers est conservée dans les paramètres de l’espace de destination. Vous pouvez y taguer, déplacer ou supprimer les articles importés dossier par dossier.

Taguer, déplacer ou supprimer les dossiers importés

1. Ouvrez l’espace et cliquez sur les trois points à côté de "Rejoint", puis sur "Imports".

2. L’arborescence commence par le dossier racine. Ouvrez un dossier pour voir ses fichiers et ses sous-dossiers.

Depuis un dossier, vous pouvez :

• taguer tous ses articles, y compris ceux de ses sous-dossiers : un moyen rapide de classer beaucoup d’articles d’un coup.

• déplacer tous ses articles dans un autre espace, par l’option de permissions du dossier. Choisissez l’espace de destination et, si besoin, un nouveau propriétaire pour les articles, puis appliquez le changement. Les articles des sous-dossiers sont déplacés aussi.

• supprimer le dossier.

Pour taguer ou déplacer une sélection d’articles plutôt qu’un dossier entier, utilisez les actions groupées de l’espace.

Questions

Le nombre de documents est-il limité ?

Non. Des arborescences de plusieurs dizaines de milliers de documents ont déjà été importées sans difficulté. Pour des besoins particuliers, notre équipe peut aussi réaliser un import sur mesure, sur devis : écrivez à support@elium.com.