Avant de créer des espaces, décidez de ce que vous voulez obtenir. Cette page indique dans quel ordre décider et agir. Chaque étape renvoie à la méthode ou aux instructions utiles.

Décider

1. Pourquoi et pour qui

Écrivez en une ou deux phrases le problème à résoudre. Listez ensuite les personnes concernées et ce que chaque groupe doit pouvoir trouver.

Par exemple : "Les conseillers perdent du temps à chercher les procédures et n’utilisent pas toujours la dernière version."

Notre méthode : La vision.

2. Choisissez votre premier usage

Commencez par une équipe et un besoin quotidien, comme les procédures du service client. Vous en tirerez des leçons avant d’ajouter d’autres équipes.

Choisissez une équipe où quelqu’un peut prendre en charge les contenus. Voir les domaines où les entreprises utilisent Elium.

Construire

3. Concevez vos espaces

Un espace sert à deux choses. Il définit qui a accès aux contenus et il indique où chercher. La plupart des plateformes ont des espaces par équipe, par site, par sujet ou par projet.

Créez ensuite vos espaces et organisez leurs onglets. Notre méthode : Les espaces.

4. Créez vos catégories et vos tags

Partez de ce que les gens cherchent, pas de vos dossiers. Gardez une liste courte au début. Voir Créer des catégories et tags et Définir des tags utiles.

5. Préparez vos contenus

N’ouvrez jamais une plateforme vide. Importez ce que les équipes utilisent déjà, ajoutez ce qui n’existe nulle part ailleurs et donnez un responsable à chaque article important.

6. Ajoutez vos utilisateurs

Ajoutez les membres vous-même, ou laissez votre authentification unique (SSO) ou votre fournisseur d’identité créer les comptes. Voir Ajouter des utilisateurs et Rôles et droits.

Lancer

7. Ouvrez la plateforme

Rédigez un message d’accueil qui indique à quoi sert la plateforme et qui contacter. Expliquez ensuite ce qui change pour chacun. Notre méthode : Lancement et communication.

Entretenir

8. Gardez-la à jour et utile

Fixez des dates de vérification sur les articles à garder à jour.
Quand quelqu’un part, transférez ses articles à un successeur.
Répondez aux demandes d’articles et regardez sur quoi elles portent.
Suivez vos statistiques et revoyez vos espaces quand vos besoins évoluent.