Challenger les espaces

Vous avez démarré votre plate-forme avec quelques espaces, peut-être en avez-vous trop ou pas assez ? Peut-être est-il temps d’en créer de nouveaux ?

Voici 5 critères utiles pour réfléchir à vos espaces :

• Espaces liés à l’organisation (département, division, métiers, équipes, etc.) : si des besoins de partage se font ressentir au niveau des équipes, des départements ou des métiers, identifiez les porteurs d’initiative et n’hésitez pas à ouvrir ce type d’espace pour encourager la collaboration transverse. Si votre projet était de briser les silos ou de encourager des échanges hors départements/métiers, fermez les espaces liés à la structure organisationnelle au profit d’espaces plus transverses comme cités ci-après.

• Espaces liés à la localisation (site, zone géographique d’activité, bureaux) : si vous avez besoin de encourager les discussions par pays ou par sites, ces espaces encourageront la transparence.

• Espaces par sujet : il est essentiel que, indépendamment de la fonction, du site ou de l’expérience, vos employés échangent sur des sujets transverses à l’entreprise ou stratégiques pour le business (transformation digitale, responsabilité sociétale de l’entreprise, nouveaux modes de travail, etc.).

• Espaces par usages ("communauté de pratique" ou "veille") : s’il y a un besoin d’assurer une répartition claire des usages par espaces, n’hésitez pas à créer des communautés de pratique pour les échanges transverses où tout le monde est contributeur, ainsi que des espaces de veille pour assurer des lectures sur des sujets de pointe, et des espaces de ressources pour y retrouver des procédures, règles, normes, etc.

• Espaces par projet (collaboration pendant une période de temps définie) : si certains utilisateurs ont besoin d’échanger un grand nombre de documents liés à un projet spécifique, n’hésitez pas à ouvrir des espaces projets, et à les fermer dès que le livrable final est produit (ce livrable qu’il est intéressant de repartager dans un espace de ressources communes).