Portail public (bêta)

À propos

Jusqu’ici, lire un contenu rédigé dans Elium demandait un compte Elium. Or une partie de ce que vous écrivez s’adresse à des personnes qui n’en auront jamais : vos clients, vos partenaires, le grand public. Le portail public leur donne une page où lire une sélection de vos articles sans se connecter.

Un portail est un espace externe : un espace créé avec l’option "Autoriser l’accès externe". À la place des onglets, il s’organise en sections et dossiers, comme un centre d’aide ou une documentation produit. Vous y rédigez vos articles avec l’éditeur habituel, et toutes les règles d’Elium continuent de s’appliquer : brouillons, approbation, dates de validité, statistiques. Publier vers le portail ne donne jamais plus de droits que d’écrire dans l’espace.

Un article affiché dans le portail n’est pas une copie. C’est le même article, rendu visible à un public plus large. Quand vous le modifiez, la page publique change en même temps.

Ce que la bêta ne fait pas encore

C’est une première version. Quatre briques manquent, et nous préférons le dire avant que vous ne planifiiez un lancement :

• Pas de recherche dans le portail. C’est la prochaine étape (voir plus bas).

• Pas de contrôle d’accès pour les lecteurs. Un portail est entièrement public. La restriction à un public identifié, par exemple des partenaires, viendra plus tard.

• Un seul espace par portail. Un portail alimenté par plusieurs espaces, avec des sections tenues par des équipes différentes, n’est pas prévu dans cette version.

• Une mise en page simple, sans personnalisation graphique poussée.

Mettre en place un portail

1. Demandez l’activation de la bêta

Contactez votre interlocuteur Elium ou support@elium.com en décrivant votre cas d’usage : un centre d’aide client, une documentation partenaire, une FAQ produit. Nous activons le portail sur votre plateforme et nous construisons la suite avec vos retours.

2. Créez un espace externe

Créez un nouvel espace comme d’habitude et cochez "Autoriser l’accès externe". Ce choix se fait à la création de l’espace et ne peut pas être ajouté à un espace existant. Donnez à l’espace un nom clair : il apparaît dans l’adresse du portail et comme titre de la page publique.

Un badge "Externe" s’affiche dans l’en-tête de l’espace, pour que chacun sache que son contenu peut être lu en dehors de l’organisation.

3. Créez des sections et des dossiers

Un espace externe n’a pas d’onglets. Ouvrez l’espace et cliquez sur "Créer une section" pour ajouter une entrée de premier niveau. Ouvrez une section et cliquez sur "Créer un dossier" pour ajouter un niveau en dessous. Les sections et les dossiers se renomment et se réordonnent.

Les lecteurs voient la même structure : nommez les sections pour eux, pas pour votre organisation interne.

4. Classez vos articles

Publiez vos articles dans l’espace comme d’habitude. Les articles nouvellement publiés arrivent dans "Articles non classés", à la racine de l’espace. Sélectionnez-les et cliquez sur "Classer dans un dossier" pour les placer dans une section ou un dossier.

Seuls les articles classés dans une section ou un dossier apparaissent dans le portail. La racine de l’espace sert de zone de préparation : un article laissé là reste visible pour les membres de l’espace, mais pas pour les lecteurs externes.

5. Ouvrez ou partagez le portail

Depuis le menu de l’espace, cliquez sur "Ouvrir le portail" pour voir la page publique, ou sur "Copier l’URL" pour copier son adresse. Le portail ne s’affiche pas dans l’application : vous gérez l’espace comme d’habitude et vous ouvrez la version publique par son lien.

Ce que voient vos lecteurs

Vos lecteurs ouvrent l’adresse du portail dans n’importe quel navigateur, sans compte ni mot de passe. Ils voient :

• le nom de l’espace et la liste de ses sections, avec le nombre de dossiers et d’articles de chacune ;

• un fil d’Ariane pour circuler entre les sections et les dossiers ;

• le titre et le corps complet de chaque article, images et fichiers compris.

Seul le contenu que vous avez classé dans une section ou un dossier est visible. Ne sont jamais affichés :

• les articles à la racine de l’espace ;

• les brouillons et les articles archivés ;

• les articles protégés.

Garder le portail à jour

Comme un portail affiche les articles eux-mêmes, le cycle de vie du contenu fonctionne sans étape supplémentaire :

• Une nouvelle version publiée dans l’espace remplace la précédente sur la page publique.

• Si l’espace impose une approbation, un article n’atteint le portail qu’une fois approuvé et publié.

• Retirez un article de son dossier pour le retirer du portail. L’article lui-même ne change pas et reste disponible pour les membres de l’espace.

• Archiver ou dépublier un article le retire du portail immédiatement.

Les dates de validité et les statistiques fonctionnent comme dans tout autre espace. Vous suivez ainsi ce que les lecteurs externes consultent et ce qui demande une révision.

La suite

La prochaine étape est un champ de recherche dans le portail. Nous l’avons voulu volontairement simple : une recherche rapide sur les titres et le corps des articles publiés dans ce portail, sans filtres et sans accès au contenu des autres espaces. La recherche dans les fichiers joints et le contrôle d’accès des lecteurs suivront.

Consultez notre roadmap pour les mises à jour publiées et planifiées.