Flux d’approbation

Concept

Les flux d’approbation permettent aux personnes responsables d’un espace de valider les contenus avant leur publication. La fonctionnalité peut également être utilisée pour vérifier les mises à jours des contenus.

Glossaire

Afin d’être sur la même page, voici quelques mots clés pour bien comprendre la fonctionnalité d’approbation des contenus.

Approbation

Le fait d’approuver un contenu. Pour un article original, l’approbation et la publication sont deux actions séparées. Pour un repartage en attente d’approbation, l’approbation entraîne automatiquement sa publication.

Processus d’approbation

Le processus commençant par la requête d’approbation jusqu’à la publication du contenu.

Requête d’approbation

Un demande d’approbation d’un contenu par un contributeur. Soit parce que l’espace le requiert, soit par demande spontanée du contributeur.

Approbateur

Personne ayant le droit d’approuver un contenu. Soit parce qu’elle est administratrice ou coordinatrice d’un espace où l’approbation est obligatoire, soit sous demande spécifique d’un contributeur.

Contributeur

Personne initiant la requête d’approbation.

En pratique

Lors de la conception de cette fonctionnalité, nous avons gardé en tête que nous voulions un système simple et efficace. Il y a deux modes possibles pour approuver un contenu.

1. Soit à la demande par un contributeur souhaitant avoir un deuxième regard sur son contenu avant publication ou mise à jour.

2. Soit parce que le contenu doit être publié dans un espace où l’approbation est obligatoire.

Cheminement d’approbation

Une requête peut avoir trois status différents :

1. En attente d’approbation : c’est l’état initial lorsque la requête d’approbation est lancée. Dans cette phase, c’est l’approbateur qui a la main. Il peut décider d’approuver la requête ou de la passer en besoin de correction s’il estime que le contenu ne peut pas être publié comme tel.

2. Besoin de correction : Dans cet état, c’est le contributeur qui a la main. L’approbateur lui demande de faire des corrections avant de pouvoir approuver le contenu. L’approbateur peut utiliser le message global ou les annotations pour faire des demandes spécifiques.

   Une fois les demandes de corrections rencontrées, le contributeur peut renvoyer la requête d’approbation. Le contenu repasse alors dans la première phase "en attente d’approbation".

3. Approuvée : C’est l’état final. Pour un article original, l’approbateur et le contributeur peuvent publier le contenu à tout moment. Si le contributeur le modifie avant sa publication, il doit reprendre le processus à la première étape. Un repartage est publié automatiquement dès son approbation.

À chaque étape, l’approbateur et le contributeur peuvent laisser un message pour communiquer l’un avec l’autre.

Note : Il peut y avoir autant de va et vient que nécessaire entre les deux premières phases.

Approbation obligatoire par espace

Dans l’onglet "Approbation" des paramètres de l’espace, il est possible d’activer le passage obligatoire de tous les contenus et leur mise à jour par une étape d’approbation.

Lorsque l’option est activée, la page des paramètres affichera deux blocs supplémentaires.

1. Le premier avec la liste des approbateurs de l’espace, par défaut les administrateurs et coordinateurs de l’espace (ceci n’est pas changeable pour le moment)

2. Le deuxième affiche la liste des contenus actuellement en processus d’approbation

À partir de ce moment, tout contributeur devra passer par une étape d’approbation avant que son contenu soit publié. Pour ce faire, l’option de publication est remplacée par une option de demande d’approbation dans l’éditeur.

Dans l’éditeur, l’option de publication est remplacée par une option pour demander l’approbation dans les espaces où l’approbation est obligatoire.

Lorsque la requête d’approbation est envoyée par le contributeur, celle-ci est affichée à tous les approbateurs ayant la responsabilité d’approuver les contenus de l’espace cible.

Ces requêtes prennent place dans l’onglet "Approbation" au niveau de menu principal de l’appllication, sur la gauche.

Le badge indique le nombre de contenu en processus d’approbation.

Dans cet onglet, l’approbateur a un aperçu de tous les contenus sous sa responsabilité, c’est-à-dire

1. Les contenus qui lui sont déjà assignés pour approbation

2. Les contenus actuellement sans approbateur assigné mais en attente de publication dans un espace sous sa responsabilité.

Le principe de la "pool"

Ce deuxième point nous permet d’introduire un principe clé de la fonctionnalité d’approbation. Lorsqu’un utilisateur fait une requête de publication dans un espace où l’approbation est obligatoire, son contenu arrive dans la "pool".

À ce moment, aucun approbateur n’est encore assigné à ce contenu. Par contre, tous les approbateurs de l’espace peuvent le voir dans leur liste de contenu à approuver.

Dans l’exemple ci-dessus, le premier contenu est assigné à l’approbateur courant. Les deux autres contenus sont dans la "pool". Ils ne sont assignés à aucun approbateur. Mais comme l’utilisateur courant est approbateur des espaces dans lesquels ces contenus doivent être publiés, ils sont listés dans sa table d’approbation.

Les approbateurs choisissent les articles à examiner dans la liste des demandes sans approbateur. Recevoir un email pour une nouvelle demande ne vous attribue pas l’article.

Ce système a plusieurs avantages :

1. Les approbateurs connaissent leur champ d’expertise, ils savent donc quels sont les contenus qu’ils peuvent approuver.

2. Si un approbateur n’est pas disponible (en vacances, maladie, etc), les autres approbateurs voient toutes les requêtes passer et peuvent prendre le relais si nécessaire.

3. Ça évite au contributeur de choisir son approbateur préféré ;)

Note : Ceci n’est valide que dans le cas des espaces où l’approbation est obligatoire. Lorsqu’un contributeur demande de lui même un deuxième regard dans un espace sans obligation d’approbation, il peut choisir n’importe quel utilisateur membre de l’espace. Voir point suivant.

Approuver les repartages

Un article repartagé par un contributeur vers un espace à approbation obligatoire suit le flux d’approbation existant. Le repartage attend l’approbation avant d’être publié dans cet espace. L’article original reste publié dans son propre espace.

Les administrateurs et coordinateurs de l’espace de destination traitent le repartage dans la liste habituelle des contenus à approuver. Ils y accèdent depuis l’onglet "Approbation" du menu principal ou des paramètres de l’espace. Les droits d’administration de la plateforme ne sont pas nécessaires. Approuver le repartage le publie automatiquement. Pour refuser sa publication et demander des modifications, choisissez "Besoin de correction". Les corrections doivent être apportées à l’article original.

Chaque nouvelle version publiée de l’article original nécessite une nouvelle approbation dans l’espace de destination. La dernière version publiée du repartage reste visible jusqu’à l’approbation de la nouvelle version. Si une approbation est déjà en cours, elle reprend sur la dernière version, y compris lorsque des corrections ont été demandées. Consultez Repartager un article pour les étapes de partage et les règles de modification.

Les utilisateurs autorisés à publier directement dans l’espace de destination peuvent toujours y créer un repartage sans approbation initiale. Les versions suivantes de ces repartages nécessitent elles aussi une approbation.

Approbation à la demande

En plus de rendre l’approbation obligatoire au niveau de l’espace, il est possible pour les contributeurs de demander à d’autres utilisateurs de revoir leur contenu avant publication.

L’exemple le plus courant, c’est la personne qui remarque une erreur sur un contenu dont il n’est pas propriétaire. Cette personne peut maintenant décider de corriger l’erreur et de la soumettre à approbation au propriétaire. De cette manière, ce dernier à le choix de publier ou non le correctif.

Un autre cas étant un contenu devant être validé par un supérieur avant publication dans un espace où il n’est pas obligatoire de passer par une étape d’approbation.

Lorsqu’il demande une approbation, le demandeur peut sélectionner plusieurs utilisateurs. Ces utilisateurs devront approuver l’article les uns après les autres, dans l’ordre spécifié.

Fig. Dans le cas ci-dessus, deux utilisateurs ont été sélectionné pour Approbation. Tanguy devra approuver le contenu en premier, suivi de Gregory.

Note : Il n’est donc pas nécessaire d’être approbateur de l’espace dans ce cas. Les contributeurs peuvent demander à n’importe quel utilisateur de l’espace de valider un contenu, tant que cet espace n’est pas soumis à l’obligation d’approbation bien entendu.

Emails de demande d’approbation

Lorsqu’un article est soumis à approbation sans approbateur désigné, Elium prévient par email les personnes qui peuvent l’approuver dans cet espace :

• Si l’approbation est obligatoire, les coordinateurs et administrateurs de l’espace.
• Sinon, les membres de l’espace, y compris ses coordinateurs et administrateurs.

Seules les personnes ayant accès à l’article peuvent recevoir cet email. Le demandeur et la personne qui soumet la demande en sont exclus. Si un approbateur est désigné, il reçoit la notification habituelle.

Ouvrez le lien dans l’email pour consulter la version soumise à approbation. Vous retrouvez aussi la demande dans l’onglet "Approbation".

Pour ne plus recevoir ces emails, désactivez les notifications d’approbation dans vos paramètres personnels de notification. Sans préférence personnelle, le réglage par défaut de la plateforme s’applique.

Statistiques

Nous considérons toujours quatre niveaux de reporting pour les fonctionnalités de workflow : plateforme, espace, contributeur et contenu.

Au niveau de la plateforme

Pour les administrateurs, un onglet dédié "Approbation" est disponible dans le panneau d’administration. Celui-ci offre une vue d’ensemble des contenus en processus d’approbation.

La page est composée en trois parties.

La première partie est une aggrégation des requêtes d’approbation pour l’ensemble de votre plateforme. On y retrouve dans l’ordre le nombre d’espace où l’approbation est obligations, le nombre de contenu en attente d’approbation, le nombre de contenu en attente de correction et enfin le nombre de contenu ayant été approuvé mais pas encore publié.

La deuxième partie affiche la liste des espaces où l’approbation est obligatoire. Pour chaque espace, les approbateurs sont également listés. Ceci vous permet d’éviter les goulots d’étranglement dans le cas où aucun approbateur n’est assigné à l’espace (c’est à dire si l’espace n’a ni administrateur, ni coordinateur). L’interface vous avertira si c’est le cas avec un message "Aucun approbateur" en rouge.

Enfin la troisième partie est une aggrégation des requêtes d’approbation ventilée par espace. Encore une fois, pratique pour constater un problème dans le traitement des requêtes, s’il y a une acculumation de requête en attente parce qu’un approbateur est absent par exemple.

Au niveau de l’espace

Les administrateurs et coordinateurs de l’espace peuvent à tout moment consulter la liste des contenus en processus d’approbation. Pour cela, rendez-vous dans les paramètres de l’espace dans l’onglet Approbation.

Note : Un contenu reste dans le processus d’approbation tant qu’il n’a pas été publié.

Liste des contenus en processus d’approbation dans l’espace.

Au niveau des contenus

L’approbation s’affiche à plusieurs endroits sur un contenu.

Tout d’abord dans le panneau d’information du contenu. L’approbateur s’affiche en dessous du propriétaire et des éventuels contributeurs.

De même, la date d’approbation et son approbateur sont affichés dans les versions du contenu. Il est donc possible de suivre version par version les approbations.

Au niveau du contributeur

Les contributeurs peuvent suivre l’état d’avancement de leur requête d’approbation dans l’onglet "Approbation" du menu principal de l’application.