Que faire à cette étape ?

Ajouter des articles à haute valeur ajoutée
Structurer votre plate-forme pour mettre en valeur ces articles

Une fois la structure de votre plate-forme définie, vous aurez envie de la remplir d’articles intéressants ! En effet, l’un des facteurs clés de succès d’une initiative de ce genre est de proposer des articles attrayants, uniques et utiles à vos publics cibles.

Quelques règles d’or :

Ne jamais ouvrir une plate-forme totalement vide. Bien que votre projet puisse avoir pour ambition de créer de nouvelles communautés de pratique qui n’existent pas encore, il n’est pas recommandé de les créer simplement sans contenu et d’espérer qu’elles se remplissent.
Ne pas se contenter d’importer l’existant. Même s’il paraît plus simple de proposer les mêmes articles que ceux qui se trouvaient dans la base précédente, cela ne suffira pas à créer la nouveauté et à "attirer le chalant". Réfléchissez à quelques nouveautés, soit dans l’ergonomie, la façon de présenter l’information, les possibilités sociales autour de l’article, soit en ajoutant réellement des articles qui ne se trouvent nulle part ailleurs (nous creuserons cet élément dans cet article).

Pour remplir votre plate-forme d’articles, plusieurs étapes sont à suivre :

Retrouver l’existant et l’importer/l’ajouter

Quelles sont les bases de connaissance dans votre entreprise (shared drive, dossier, bases) qui sont fortement utilisées mais qui n’apportent pas entière satisfaction ? Définissez les articles que tout le monde recherche mais qui sont mal rangés, peu visuels ou qui offrent peu de possibilités sociales. Insérez-les dans Elium en les présentant de manière plus claire ou en y offrant de nouvelles fonctionnalités. Des solutions d’imports groupés sont disponibles, n’hésitez pas à demander l’aide de nos équipes.

Ajouter des articles originaux

Qui sont les experts dans votre entreprise qui capturent l’information mais qui ne la partagent pas ? Identifiez les connaissances et les informations retenues par certains collaborateurs qui pourraient être rendues publiques, cela ajoutera de la valeur à ce qu’on peut trouver dans Elium. Réfléchissez également aux articles dont tout le monde a besoin mais que l’on ne trouve nulle part (peut-être faut-il les créer), qui sont verrouillés en termes d’accès mais pourraient être ouverts à tous.

Par exemple :

Glossaire des abréviations et acronymes de l’entreprise
Le dictionnaire des termes spécifiques au domaine d’activité
La présentation des nouvelles recrues (ancien job, formations, hobbies, passions, personnalité, etc.)
Les objectifs stratégiques de chaque département/équipe
Les résultats atteints par chaque département/équipe chaque trimestre
Les retours d’expérience après projet
Des retours après participation à des conférences/évènements
Les slides et avis sur les formations proposées dans l’entreprise
Les benchmarks sur les outils/les concurrents/les produits/services
Des documents de synthèse des informations pour aider les utilisateurs dans leur quotidien (guides pratiques, glossaires, tarifs des produits, acronymes spécifiques à l’entreprise, etc.)
Des articles postés par la direction/le management (par exemple, les valeurs de l’entreprise publiées par le CEO)
Des informations sortant de comités de direction ou concernant les problématiques RH
Des vidéos d’interview de certaines personnes clés dans l’entreprise

Oser des articles "ludiques" et qui sortent de l’ordinaire

Postez un article décalé qui attire l’attention des utilisateurs. Cela créera de l’attente et une envie de revenir sur la plateforme
Des articles publiés via les "bruits de couloirs" ou en primeur qui peuvent créer de l’intérêt pour l’utilisateur ou des nouvelles de la machine à café (connaissances plus informelles partagées à tous)
Des recherches scientifiques "absurdes"
Des citations ou phrases qui incitent à la réflexion
Des concours/Quizz/Chasses au trésor pour apprendre où trouver l’information dans la plate-forme et comprendre la valeur ajoutée de l’outil
Des vidéos "tips and tricks" avec les questions relevées le plus souvent sur la plate-forme. Par exemple, vous filmez votre souris d’écran qui démontre comment trouver un article avec certains tags, vous enregistrez votre voix au-dessus et postez cette petite vidéo bien utile

❗️Attention : veillez à ce que cela reste dans la vision et les objectifs de votre projet. Il serait malvenu de proposer un espace petites annonces dans une plate-forme qui a pour objectif de rendre accessible tous les documents officiels du groupe.

Mettre en valeur ces articles

Ce n’est pas suffisant de les ajouter ou de les importer, il faut sublimer ces articles. Quelques pistes :

Donner des titres aussi clairs que possible à vos articles (courts & percutants)
Tenter de rédiger un chapeau/une introduction/description en début d’article avec quelques mots clés qui soient différents de ceux contenus dans le titre
Ajouter une image en vignette ou mettre en avant le document principal
Créer les onglets qui permettront de proposer des vues filtrées intéressantes sur les articles (voir leçon suivante) par produits, par thématiques, par étapes de projet, etc.
Si vous avez importé beaucoup d’articles, pensez à archiver en masse les articles très anciens pour diminuer le bruit dans la recherche
Pensez vos espaces en fonction des articles qui doivent être le plus rapidement accessibles (par exemple : créer un espace pour les procédures et règles, un espace pour les modèles de documents si leur nombre est élevé)
Rassemblez vos articles en créant des contenus "best of", dossiers thématiques, FAQ’s, etc. afin de proposer à vos utilisateurs non pas des articles éparpillés mais bien des articles pertinents par rapport à leurs recherches les plus fréquentes
Utilisez les emojis pour ajouter une touche visuelle à vos articles