Elium est un Office 365 Cloud Storage Partner. Ce partenariat nous permet d'avoir une intégration parfaite entre Elium et Office Online, et donc une modification fluide des fichiers Office.
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Afin de modifier un document depuis Elium et Office Online, le contributeur doit être en possession d'une licence Microsoft 365 Business.
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Pour bénéficier de cette fonctionnalité, vous devez d'abord l'activer via l'onglet "Intégration" du panneau d'administration.
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Tout document Office (Word, Excel ou PowerPoint) peut être modifié en un clic.
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Pour cela, ouvrez un article qui contient un fichier Word, Excel ou PowerPoint sur votre plateforme Elium et cliquez dessus.
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Cette action vous ouvrira une popup de prévisualisation du document.
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Il vous suffit alors de cliquer sur le bouton étiqueté "Modifier dans Office Online" en bas à droite de cette popup. Cela ouvrira le document en mode édition directement dans l'application dédiée Microsoft 365, dans cet exemple, Word Online.
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Vous pouvez maintenant apporter toutes vos modifications. Celles-ci sont automatiquement enregistrées dans le fichier hébergé sur Elium.
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Note : Plusieurs personnes peuvent modifier le document en même temps dans Office Online.
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En haut à gauche, vous avez accès aux informations d'enregistrement. Vous pouvez voir dans quel article le fichier est enregistré, sous quelle plateforme, et quand le dernier enregistrement automatique a été effectué.
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Une fois les changements terminés, vous pouvez soit revenir en arrière, soit cliquer sur le lien vers l'article à partir de la popup ci-dessus (Modifier un document Word... dans l'exemple).
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Lorsque vous modifiez un fichier depuis Office Online, Elium crée un brouillon avec les modifications de votre fichier. Comme Office Online enregistre vos modifications en temps réel, cela vous permet de publier vos modifications sur Elium lorsque vous avez terminé.
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Elium vous informe que votre brouillon est prêt via une bannière, comme illustré ci-dessous. Cliquez dessus pour charger la dernière version.
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Lorsque vous êtes satisfait de vos modifications, vous pouvez alors publier les changements.
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Et voilà ! Vous avez modifié votre fichier sans quitter votre navigateur web.
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Lorsque vous modifiez un fichier avec l'intégration Office, vos requêtes sont transmises à la même infrastructure que celle utilisée pour Office for the web et les services connexes de Microsoft 365. Cela signifie que vous bénéficiez des mêmes protections solides en matière de sécurité et de confidentialité.
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Deux catégories de données client transitent par les serveurs Office pour le web : les métadonnées utilisateur et les articles (documents, présentations, classeurs et carnets de notes).
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Les métadonnées utilisateur sont constituées d'URL, d'adresses électroniques, d'identifiants d'utilisateur, etc. Ces données sont stockées en mémoire et font l'objet d'allers-retours entre Office for the web et Elium via HTTPS. Office for the web s'efforce de supprimer toutes les informations d'identification personnelle (PII) de ses logs. Ce processus fait l'objet d'audits réguliers afin de s'assurer qu'Office for the web est conforme à plusieurs normes différentes en matière de protection de la vie privée.
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Dans le cas des articles, Office for the web les récupère à partir d'Elium afin de les rendre visibles ou modifiables.
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À l'exception de la mise en cache (abordée ci-dessous), il est raisonnable de dire que le contenu client ne vit sur les serveurs d'Office for the web que pendant la session de l'utilisateur. En d'autres termes, un utilisateur peut raisonnablement s'attendre à ce que, lorsqu'il termine une session d'édition, son article n'existe plus sur les serveurs Office pour le web une fois qu'il a été sauvegardé sur l'hôte. La principale exception est le cache de visualisation d'Office for the web.
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Afin d'optimiser les performances d'affichage de PowerPoint pour le web et de Word pour le web, Office pour le web stocke les documents rendus dans un cache local.
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Ainsi, si plusieurs personnes souhaitent visualiser un document, Office for the web ne doit le récupérer et le rendre qu'une seule fois. Il est important de noter qu'une suppression complète de la mémoire cache dégraderait considérablement l'expérience client pour de nombreux utilisateurs et augmenterait considérablement le coût de fonctionnement d'Office for the web.
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Les documents restent dans le cache jusqu'à ce qu'ils deviennent impopulaires. En d'autres termes, le cache n'est pas basé sur la durée, mais plutôt sur l'espace disponible et l'utilisation. Les fichiers impopulaires peuvent expirer du cache en quelques jours seulement, tandis que les documents populaires peuvent y rester jusqu'à 30 jours.
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Plus d'informations dans la documentation de Microsoft.
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