💡 Note

Si vous en êtes à cette étape, normalement vous avez :

Défini votre vision et vos objectifs
Créé vos espaces
Rempli votre plate-forme d'articles intéressants
Structuré votre plate-forme avec des tags et des onglets appropriés
Embelli votre plate-forme

Il est temps d’ouvrir la plate-forme à tout le monde et de communiquer autour de votre initiative ! Voici quelques étapes à suivre pour une communication efficace, basées sur le modèle ADKAR en 5 phases : Awareness, Desire, Knowledge, Ability, Reinforcement.

Votre plan de communication idéal

Étape	Quoi ?	Quand ?
Awareness	Conscience du changement	Entre 4 et 6 semaines avant le lancement
Desire	Envie du changement	2 semaines avant le lancement
Knowledge	Connaissance pour changer	Lancement
Ability	Capacité de changer	2 semaines après le lancement
Reinforcement	Renforcer le changement	Dans les 6 mois après le lancement

1. Awareness (conscience) :

Nos utilisateurs sont-ils conscients du changement ?
Ont-ils été bien informés du changement qui se produit et de son intérêt ?

Cette phase doit être entreprise entre 4 et 6 semaines avant le lancement. Son objectif est d’informer les utilisateurs qu’un changement est en cours, en précisant les détails (par exemple, si l’outil précédent ferme ou non, et les impacts sur les habitudes de travail). Dans cette phase, il ne s'agit pas de donner envie de se connecter à la plate-forme, ni d'expliquer les fonctionnalités, mais plutôt de mettre en avant la vision, les difficultés que ce projet cherche à résoudre, et l'intérêt d'un changement. Par exemple :

Envoi d’un mail annonçant l’arrivée prochaine d’un nouvel outil, avec ses objectifs et enjeux
Campagne d’information basée sur une comparaison de la situation AVANT/APRÈS
Petite vidéo montrant les difficultés rencontrées par des utilisateurs, avec l’information que la situation va changer
Présentation PowerPoint classique lors d'une réunion d’équipe ou de direction pour informer du périmètre du projet
Prise d’information sur les besoins et difficultés rencontrés par les utilisateurs afin d’y répondre au mieux dans la conception de la plate-forme
Sondage sur le nom de la plate-forme et le slogan lié à l’initiative afin d’impliquer les collaborateurs
Atelier participatif pour recueillir les besoins ou pour lister les contenus clés qui devraient se trouver sur la plate-forme, ou encore pour identifier des futurs animateurs d’espaces

L’intérêt de cette phase est de ne pas prendre les utilisateurs au dépourvu, et de leur éviter l'excuse de ne pas participer au projet parce qu'ils n'auraient pas été informés. Cette phase est primordiale et doit être soutenue par le sponsor de l’initiative.

2. Desire (désir) :

Comment susciter l’envie de changer chez les utilisateurs ?
Qu’est-ce que je vais y gagner ?
Quelles implications ce changement a-t-il sur moi ?

Ici, les messages sont plus courts et percutants. L’idée est de donner envie aux utilisateurs de se connecter à la plate-forme et de prendre part au projet. En quelques mots, mettez en avant les atouts du projet, la valeur ajoutée, et ce que chacun va en retirer.

3. Knowledge (connaissances) :

Est-ce que nos utilisateurs ont les connaissances suffisantes pour changer ?

Lancement : ajoutez vos utilisateurs !

4. Ability (capacité) :

Est-ce que nos utilisateurs ont la capacité de mettre leurs connaissances en pratique ?
Y a-t-il des possibilités d’être coaché, de se former, d’avoir des réponses à leurs questions, etc. ?

Par exemple :

Démarrer une brève newsletter "Tips & Tricks" qui sera postée chaque semaine sur la plate-forme, avec une petite astuce pour poster un article, taguer un contenu, compléter son profil, mentionner un utilisateur. - Restez court et précis, l'idée est que ce soit un article rapide à lire.
Créer un espace d'aide sur votre plate-forme où vous rassemblez toutes les ressources pédagogiques.
Organiser "les petits déjeuners Elium", "les lunchs and learn Elium" ou d'autres concepts qui permettent aux personnes de se rencontrer, de poser leurs questions ou de découvrir une fonctionnalité en particulier.
Organiser des sessions de webinars en ligne pendant les pauses déjeuner ou à différentes plages horaires pour découvrir les bases de l'outil.

5. Reinforcement (renforcement) :

Avez-vous prévu des étapes de renforcement pour éviter que les habitudes ne reviennent ?

Durant les 6 mois qui suivent l’ouverture de la plate-forme à tous les utilisateurs, il est essentiel de ne pas relâcher les efforts. C’est ici que l’engagement pour un changement des habitudes commence vraiment. Une bonne pratique consiste à prévoir une action de renforcement chaque mois durant les 6 mois suivant le lancement.