Que faire à cette étape ?
Définir vos publics cibles et la valeur ajoutée de votre initiative
Construire vos espaces dans la plate-forme en fonction de ces publics et de leurs besoins
Définir vos publics cibles et leurs besoins
Maintenant que vous savez ce que vous voulez atteindre, il est intéressant de définir les publics cibles qui vont venir sur votre plate-forme. Listez les quelques publics cibles qui sont concernés par cette initiative (par fonction, par sites, par sujet d’expertise, etc.) Par exemple : les managers, les ouvriers, les employés du siège, les responsables RH, le comité de direction, etc. Afin de susciter l’adhésion et l’engagement, chaque public cible doit trouver sur cette plate-formes des éléments intéressants, des informations qui les aident à leur travail quotidien. Faites ce petit exercice, répondez aux quatre questions suivantes en vous mettant dans la peau de chaque public cible: Si j’étais X :
Qu’est-ce que j’aimerais y retrouver ? Quelle valeur ajoutée pour moi ?
Quels sont mes incitants à venir/à contribuer sur cette plate-forme ?
Qu’est-ce qu’on attend de moi ? Quel est mon rôle ?
Quels sont mes obstacles ?
Si vous n’arrivez pas à lister des éléments d’intérêt pour certains publics cibles, c’est que soit, ce public cible n’est pas concerné par l’initiative, soit vous devez réellement réfléchir à ajouter de la valeur pour ce public cible en particulier.
Définir quelques scénarios d’usages
En gardant en tête ses publics cibles, listez rapidement une dizaine de scénarios d’usages pour ces publics cibles. Ces scénarios seront utiles à la validation de votre structure: "est-ce qu’elle correspond bien à ce que les gens attendent ?"
Par exemple :
Tous les jours, la coordinatrice qualité publie une nouvelle procédure dans son espace qualité afin de la rendre accessible à tous les employés du groupe
Un membre de notre réseau n'a pas pu assister à un workshop : il le recherche sur la plateforme en filtrant les workshops par thème et date, il le visionne directement sur la plate-forme
Un préposé de parc à conteneurs propose une solution pour mieux gérer la collecte en condition hivernale et souhaite recevoir l’avis de ses collègues sur la solution proposée
Dans son trajet journalier en train, un membre du département IT lit sur son ipad un article sur l'internet des objets et le partage dans l'espace veille technologique du département IT.
Créer une ébauche de structure dans Elium (les espaces)
L'un des plus importants choix à faire dans Elium est celui concernant l'architecture. Nous entendons par architecture, la création des groupes (plan entreprise) et des espaces qui vont élaborer le premier niveau de structuration du partage d'information pour vos utilisateurs. Pourquoi créer un espace ? A quelle condition ? Quelles sont les conséquences ? Nous allons tenter de vous éclairer sur ces questions.
Définition de l'espace
L’espace est
un choix contraignant lorsque l’on partage un contenu
définit des droit d’accès et une communauté
clairement affiché lors de la navigation
un filtre essentiel lorsque l’on recherche
C’est donc non seulement un outil de gouvernance (définition des droits) mais aussi un guide et un instrument essentiel au moment de la contribution, de la navigation et de la recherche. C’est pourquoi le choix de vos espaces est un élément structurant qui influence et crée l’usage.
5 points de vue ou critères sont utiles pour définir les espaces :
Espaces liés à l'organisation (département, division, métiers, équipes, etc.)
Espaces liés à la localisation (site, zone géographique d’activité, bureaux)
Espaces par sujet ("communauté de pratique" or "veille")
Espaces par fonction ou processus (Marketing, HR, Innovation, etc.)
Espaces par projet ou objectif (collaboration pendant une période de temps définie)
Ces critères simples peuvent vous aider à lister les quelques espaces clés qui vous semble les plus évidents et dresser ainsi une première ébauche de structure. Mais pour une expérience optimale de vos utilisateurs et la création de valeur, voici quelques règles d’Or qui permettent de juger si la création d’un espace dédié est pertinent ou non :
La confidentialité : lorsqu’un même groupe d’utilisateurs a un besoin récurrent d’accéder à un ensemble de contenus qui ne doit pas être visible pour les autres utilisateurs, la création d’un espace dédié, avec des droits d’accès restreints s’impose.
L'objectif/L’usage : un espace peut être créé pour satisfaire un objectif/un besoin particulier des utilisateurs (espaces de communication interne, un espace d'échanges de bons plans, un espace de partage des informations relatives à une mission donnée)
La cohérence des contenus : un espace peut être créé par type de contenus afin de proposer une catégorisation forte et de faciliter l’identification et l’accès à cet ensemble de contenus d’une même nature (tous les modèles de présentation, tous les documents de référence, toute la veille externe, etc.)
Le taux de fraîcheur et le volume de partage : un espace qui ne contient que 3 contenus et est susceptible de n'en avoir que 2 nouveaux dans l'année concerne peut-être un périmètre trop restreint pour justifier la création d'un espace
Le cercle de confiance entre les membres qui vont partager: la confiance est un facteur essentiel au partage. Les communautés virtuelles les plus actives sont souvent des communautés qui ont aussi une vie et une existence réelles (réunion, convention, groupe de partage, …).
le recouvrement entre les espaces: le multi-postage peut être source de confusion, de doublon...ou au contraire freiner la contribution (on hésite et ne sait pas où poster). Si certains espaces semblent avoir le même usage ou il y a une hésitation entre plusieurs espaces lorsqu'on poste un contenu, c'est que le périmètre de ces espaces n'est pas clair et qu’il doit être revu.
Sur base d’une première intuition, tentez de dessiner la façon dont vous aimeriez regrouper l’information (peut-être regarder la plate-forme que vous avez créé intuitivement durant votre période de test). Reprenez les besoins de vos publics cibles et les scénarios d’usages, et passez à la loupe votre structure en vous demandant :
Est-ce que chaque public cible y trouve facilement son compte ?
Est-ce qu’il est facile d’accéder à des informations que certains de mes publics cibles trouvent primordiales ?
Est-ce que j’offre une solution à la majorité de mes scénarios d’usages ?
💡 Note
N'oubliez pas :
Toujours partir du besoin de l’utilisateur-contributeur (et non celui de l’organisation)
Favoriser la création de communautés virtuelles (espaces) qui correspondent à des communauté réelles (usages existants à minima)
Favoriser la transversalité, ne pas essayer de reproduire un plan de classement hiérarchique
Choisir un nom d’espace et/ou de groupe d’espace court et explicite
Opter pour des modèles de droits simples et clairs (pour plus d’information, consultez les types de droits dans ELIUM)
Quelques exemples d’espace :
Espace ressources L'objectif principal de cet espace (ou ces espaces) est de fournir aux utilisateurs un endroit où ils peuvent retrouver tous les documents de références ou utiles à leur travail au quotidien. Les contenus de ces espaces sont soit issus d'un import d'une base existante ou d'un disque partagé, soit issus d'un processus de collecte des données clés de votre entreprise. Souvent, l’onglet d’entrée dans ces espaces est une vue librairie car il s’agit ici de faciliter la recherche d’information (et non pas d’encourager la vie sociale autour des contenus).
Espace projet L'objectif de cet espace (ou ces espaces) est de fournir aux utilisateurs un endroit où ils peuvent échanger, collaborer et capitaliser à propos de projets sur lesquels ils travaillent. Ces espaces ont une durée de vie temporaire, du début à la fin d'un projet et contiennent souvent un livrable final qui marque la fin du projet. Ils contiennent un nombre défini de personnes, identifiées au départ. Ces espaces offrent une vue d’entrée en flux d’activité avec des onglets intelligents qui mettent en avant les documents clés à retrouver en quelques clics.
Espace de veille L'objectif de cet espace est d'inviter chacun à partager sa veille et à mettre en commun plus largement les veilles disséminées au sein de l'entreprise. Le rôle de contributeur est évidemment donné à chacun des utilisateurs afin qu'il puisse partager ses informations. Ils sont souvent publics par défaut.
Espace communauté de pratique L'objectif de cet espace est de faire échanger des utilisateurs autour d'un sujet qui est important pour l'entreprise. Soit la création de ces espaces supportent des réalités d'échanges entre communautés de pratique sur le terrain, soit la création de ces espaces peut initier la démarche d'échange autour de certains sujets. Ces espaces sont souvent créés suivant des critères régionaux (zone géographique échangeant dans la même langue), métiers (grands domaines d'activité de l'entreprise), thématiques (thèmes transverses et variés, cross-départements), organisationnels (équipes ou départements).
Espace RH L'objectif de cet espace est de mieux rendre accessible tous les documents essentiels à la vie en entreprise, ils permettent aussi de donner un canal privilégié aux équipes RH pour diffuser de l'information.
Espace communication interne L'objectif de cet espace est de diffuser de l'information au plus grand nombre, la plate-forme devient un vecteur de communication au même titre que l'email, la newsletter d'entreprise, l'intranet ou autre outil.
Espace dédié à un évènement L'objectif de faire un espace complet dédié à un événement est double : pouvoir tout capitaliser et retrouver à un seul endroit à propos de cet évènement, pouvoir décider des personnes qui accèdent à cet espace plus finement.