Que faire à cette étape ?
Définir vos publics cibles et la valeur ajoutée de votre initiative
Construire vos espaces dans la plate-forme en fonction de ces publics et de leurs besoins
Définir vos publics cibles et leurs besoins
Maintenant que vous savez ce que vous souhaitez atteindre, il est essentiel de définir les publics cibles qui viendront sur votre plate-forme. Dressez la liste des publics cibles concernés par cette initiative (par fonction, par sites, par sujet d’expertise, etc.) Par exemple : les managers, les ouvriers, les employés du siège, les responsables RH, le comité de direction, etc. Pour susciter l’adhésion et l’engagement, chaque public cible doit trouver sur cette plate-forme des éléments intéressants, des informations qui les aident dans leur travail quotidien. Réalisez cet exercice en répondant aux quatre questions suivantes en vous mettant dans la peau de chaque public cible : Si j’étais X :
Qu’est-ce que j’aimerais y retrouver ? Quelle valeur ajoutée pour moi ?
Quels sont mes incitants à venir/à contribuer sur cette plate-forme ?
Qu’est-ce qu’on attend de moi ? Quel est mon rôle ?
Quels sont mes obstacles ?
Si vous n’arrivez pas à lister des éléments d’intérêt pour certains publics cibles, cela signifie soit que ce public cible n’est pas concerné par l’initiative, soit que vous devez réellement réfléchir à ajouter de la valeur pour ce public cible en particulier.
Définir quelques scénarios d’usages
En gardant à l’esprit vos publics cibles, dressez rapidement une dizaine de scénarios d’usages pour ces derniers. Ces scénarios seront utiles pour valider la structure de votre plate-forme : "correspond-elle bien à ce que les gens attendent ?"
Par exemple :
Tous les jours, la coordinatrice qualité publie une nouvelle procédure dans son espace qualité afin de la rendre accessible à tous les employés du groupe.
Un membre de notre réseau n'a pas pu assister à un workshop : il le recherche sur la plate-forme en filtrant les workshops par thème et date, et il le visionne directement sur la plate-forme.
Un préposé de parc à conteneurs propose une solution pour mieux gérer la collecte en condition hivernale et souhaite recevoir l’avis de ses collègues sur la solution proposée.
Dans son trajet journalier en train, un membre du département IT lit sur son iPad un article sur l'internet des objets et le partage dans l'espace veille technologique du département IT.
Créer une ébauche de structure dans Elium (les espaces)
L'un des choix les plus importants à faire dans Elium concerne l'architecture. Par architecture, nous entendons la création des groupes (plan entreprise) et des espaces qui établiront le premier niveau de structuration du partage d'information pour vos utilisateurs. Pourquoi créer un espace ? À quelles conditions ? Quelles sont les conséquences ? Nous allons tenter de vous éclairer sur ces questions.
Définition de l'espace
L’espace est
un choix contraignant lorsque l’on partage un article
définit des droits d’accès et une communauté
clairement affiché lors de la navigation
un filtre essentiel lorsque l’on recherche
C’est donc non seulement un outil de gouvernance (définition des droits) mais aussi un guide et un instrument essentiel au moment de la contribution, de la navigation et de la recherche. C’est pourquoi le choix de vos espaces est un élément structurant qui influence et façonne l’usage.
5 points de vue ou critères sont utiles pour définir les espaces :
Espaces liés à l'organisation (département, division, métiers, équipes, etc.)
Espaces liés à la localisation (site, zone géographique d’activité, bureaux)
Espaces par sujet ("communauté de pratique" ou "veille")
Espaces par fonction ou processus (Marketing, RH, Innovation, etc.)
Espaces par projet ou objectif (collaboration pendant une période de temps définie)
Ces critères simples peuvent vous aider à identifier les quelques espaces clés qui vous semblent les plus évidents et à dresser ainsi une première ébauche de structure. Cependant, pour offrir une expérience optimale à vos utilisateurs et créer de la valeur, voici quelques règles d’or pour juger si la création d’un espace dédié est pertinente ou non :
La confidentialité : lorsqu’un même groupe d’utilisateurs a un besoin récurrent d’accéder à un ensemble de contenus qui ne doit pas être visible pour les autres utilisateurs, la création d’un espace dédié, avec des droits d’accès restreints, s’impose.
L'objectif/L’usage : un espace peut être créé pour satisfaire un objectif/un besoin particulier des utilisateurs (espaces de communication interne, espace d'échanges de bons plans, espace de partage des informations relatives à une mission donnée).
La cohérence des contenus : un espace peut être créé par type de contenus afin de proposer une catégorisation forte et de faciliter l’identification et l’accès à cet ensemble de contenus d’une même nature (tous les modèles de présentation, tous les documents de référence, toute la veille externe, etc.).
Le taux de fraîcheur et le volume de partage : un espace qui ne contient que 3 contenus et qui est susceptible d'en avoir que 2 nouveaux dans l'année concerne peut-être un périmètre trop restreint pour justifier la création d'un espace.
Le cercle de confiance entre les membres qui vont partager : la confiance est un facteur essentiel au partage. Les communautés virtuelles les plus actives sont souvent celles qui ont aussi une vie et une existence réelles (réunions, conventions, groupes de partage, …).
Le recouvrement entre les espaces : le multi-postage peut être source de confusion, de doublons... ou au contraire freiner la contribution (on hésite et ne sait pas où poster). Si certains espaces semblent avoir le même usage ou s'il y a une hésitation entre plusieurs espaces lors de la publication d'un article, cela signifie que le périmètre de ces espaces n'est pas clair et qu’il doit être revu.
Sur la base d’une première intuition, tentez de dessiner la façon dont vous aimeriez regrouper l’information (peut-être en regardant la plate-forme que vous avez créé intuitivement durant votre période de test). Reprenez les besoins de vos publics cibles et les scénarios d’usages, et examinez votre structure en vous posant les questions suivantes :
Est-ce que chaque public cible y trouve facilement son compte ?
Est-ce qu’il est facile d’accéder à des informations que certains de mes publics cibles trouvent primordiales ?
Est-ce que j’offre une solution à la majorité de mes scénarios d’usages ?
💡 Note
N'oubliez pas :
Toujours partir du besoin de l’utilisateur-contributeur (et non de celui de l’organisation).
Favoriser la création de communautés virtuelles (espaces) qui correspondent à des communautés réelles (usages existants à minima).
Favoriser la transversalité, ne pas essayer de reproduire un plan de classement hiérarchique.
Choisir un nom d’espace et/ou de groupe d’espace court et explicite.
Opter pour des modèles de droits simples et clairs (pour plus d’informations, consultez les types de droits dans ELIUM).
Quelques exemples d’espace :
Espace ressources : L'objectif principal de cet espace (ou ces espaces) est de fournir aux utilisateurs un endroit où ils peuvent retrouver tous les documents de référence ou utiles à leur travail au quotidien. Les contenus de ces espaces proviennent soit d'un import d'une base existante ou d'un disque partagé, soit d'un processus de collecte des données clés de votre entreprise. Souvent, l’onglet d’entrée dans ces espaces est une vue librairie, car il s’agit ici de faciliter la recherche d’information (et non pas d’encourager la vie sociale autour des contenus).
Espace projet : L'objectif de cet espace (ou ces espaces) est de fournir aux utilisateurs un endroit où ils peuvent échanger, collaborer et capitaliser sur les projets sur lesquels ils travaillent. Ces espaces ont une durée de vie temporaire, du début à la fin d'un projet, et contiennent souvent un livrable final qui marque la fin du projet. Ils incluent un nombre défini de personnes, identifiées au départ. Ces espaces offrent une vue d’entrée en flux d’activité avec des onglets intelligents qui mettent en avant les documents clés à retrouver en quelques clics.
Espace de veille : L'objectif de cet espace est d'inviter chacun à partager sa veille et à mettre en commun plus largement les veilles disséminées au sein de l'entreprise. Le rôle de contributeur est évidemment donné à chacun des utilisateurs afin qu'il puisse partager ses informations. Ils sont souvent publics par défaut.
Espace communauté de pratique : L'objectif de cet espace est de faire échanger des utilisateurs autour d'un sujet qui est important pour l'entreprise. La création de ces espaces soutient des réalités d'échanges entre communautés de pratique sur le terrain, ou peut initier la démarche d'échange autour de certains sujets. Ces espaces sont souvent créés selon des critères régionaux (zone géographique échangeant dans la même langue), métiers (grands domaines d'activité de l'entreprise), thématiques (thèmes transverses et variés, cross-départements), organisationnels (équipes ou départements).
Espace RH : L'objectif de cet espace est de mieux rendre accessibles tous les documents essentiels à la vie en entreprise, et il permet également de donner un canal privilégié aux équipes RH pour diffuser de l'information.
Espace communication interne : L'objectif de cet espace est de diffuser de l'information au plus grand nombre. La plate-forme devient un vecteur de communication au même titre que l'email, la newsletter d'entreprise, l'intranet ou d'autres outils.
Espace dédié à un évènement : L'objectif de créer un espace complet dédié à un événement est double : pouvoir capitaliser et retrouver toutes les informations relatives à cet événement en un seul endroit, et pouvoir décider des personnes qui accèdent à cet espace de manière plus précise.