Que faire à cette étape ?

Définir votre vision de projet
Définir quelques objectifs concrets que vous voulez atteindre
Définir les indicateurs à suivre pour évaluer le succès

Lorsqu’un nouvel outil vient s’intégrer à la galaxie des solutions existantes, il est important de s’interroger sur son positionnement. Il est intéressant de dresser la carte des outils mis à disposition (les outils de mind-mapping peuvent aider) et de leur périmètre d’usages en adoptant le point de vue de l’usager. Cette compréhension de la galaxie des solutions va faciliter l’introduction et la compréhension du positionnement du nouvel outil afin qu’il soit au plus proche des préoccupations quotidiennes des utilisateurs. Une fois ce positionnement clair, il faudra se pencher sur la définition de ce que vous voulez réellement atteindre avec Elium.

Qu’est-ce qu’une vision ?

La définition de la vision permet de donner du sens à un projet de transformation. C’est une étape indispensable pour permettre aux équipes de comprendre la finalité et de s’approprier la transformation. Une bonne vision

elle touche/impacte les acteurs du terrain
elle est positive, elle n’amène pas d’antagonismes ou de désaccords
elle est spécifique et liée à votre contexte
elle est ambitieuse, l’atteinte doit signifier une réalisation extraordinaire, elle inspire l’action et le questionnement
elle est courte et se résume en quelques phrases

Comment définir sa vision ?

Afin de définir une vision, vous devriez être capable de répondre à ces quelques questions (si ce n’est pas le cas, une session de brainstorming qui réunit les différentes parties prenantes peut s’avérer utile) : Que souhaitez-vous améliorer / résoudre ? Que changer dans les manières de faire actuelles ? Quels sont les problèmes que vous rencontrez actuellement ? Quelle serait la situation idéale dans le futur ? Vers quoi rêvez-vous d'aller ?

Tentez de ne pas vous raccrocher à des concepts ou idées limités aux outils et adoptez le plus possible une posture de ce qui serait souhaitable pour votre organisation. _Quelques exemples de vision :

"Transformer en profondeur la façon dont les membres de notre service de support collaborent sur des projets, échangent les informations les uns avec les autres et avec la direction pour gagner en efficacité et en clarté."
"Augmenter la productivité des équipes de vente en facilitant la collaboration d'équipe inter-sites en inter-fonctionnelles "
"Améliorer l'accès aux procédures de référence ainsi que la capacité à partager les pratiques d'excellence afin d’apprendre les uns des autres"
"Booster l'innovation qui nous donne l'agilité nécessaire pour satisfaire les besoins de notre activité en pleine évolution"_

Comment décliner sa vision en objectifs ?

L’énoncé de la vision, court et inspirant peut tout à fait être décliné en divers objectifs. Les objectifs rendent la vision plus concrète encore et donnent des directives claires sur la façon dont nous allons, ensemble, mettre en oeuvre cette vision.

Afin d’en faire de précieux indicateur de progression et de réussite, veillez à définir des objectifs SMART (acronyme basé sur le concept de management par objectifs de Peter F. Drucker), soit des objectifs : S = Spécifiques, ils sont clairs et mènent à la vision désirée M = Mesurables, ils s'expriment de façon quantitative A = Acceptables, ils sont ambitieux mais restent raisonnables R = Réalistes, ils sont possible à mettre en place T = Temporels, ils peuvent être mesurés sur une période de temps donnée Ce petit moyen mnémotechnique permet de valider ou non vos objectifs. Par exemple, “capitaliser nos bonnes pratiques” n'est pas un objectif SMART car, il n'est pas quantifié, il est générique et sans contrainte de temps. Par contre, “capitaliser dans la plate-forme au moins 20 bonnes pratiques validées d'ici le 31 décembre 2016”, est un objectif spécifique, mesurable, acceptable, réaliste et avec une date butoir précise. L'indicateur clé qui permettra de mesurer l’atteinte de l’objectif est clair, il s’agit du nombre de bonnes pratiques postées dans la plate-forme. Quelques exemples d’objectifs concrets :

Supprimer toutes les licenses des anciennes bases de contenus au profit d’un lieu unique centralisé pour l’information
Réduire de 20% le nombre d’appels téléphoniques reçus par les équipes de support pour des questions récurrentes
Réduire de 10% le nombre d'emails échangés entre collègues d’ici 6 mois
Diminuer de moitié le temps consacré à produire la newsletter hebdomadaire
Capitaliser 20 bonnes pratiques validées d’ici la fin de l’année
Augmenter de 25% les vues sur les contenus de l’espace ressources de référence par rapport à l’ancien outil

Pour suivre les progrès d'un projet de façon efficace et pertinente, il importe de définir préalablement les quelques indicateurs clés de performance qui seront mesurés tout au long du projet. Ces indicateurs doivent être simples et faciles à interpréter pour chacun.

Qu'est-ce qu'un KPI ?

Pour suivre les progrès par rapport aux objectifs définis, il importe de définir les quelques indicateurs clés de performance qui seront mesurés tout au long du projet. Ces indicateurs doivent être simples et faciles à interpréter pour chacun. Le terme KPI's ou indicateur clé de performance contient trois mots qui ont chacun leur intérêt :

Indicateur car cela doit être un moyen facile et rapide pour représenter la performance
Clé car c'est une contribution majeure au succès ou à l'échec du projet. L'indicateur est clé uniquement s'il peut réellement faire que le projet fonctionne ou échoue
Performance : c'est une métrique qui doit être mesurable, quantifiable et contrôlable pour pouvoir améliorer la performance

Il est assez facile de lister une série d'indicateurs clés de performance mais la tâche la plus difficile est de choisir ceux qui vont réellement être pertinent dans le contexte du projet et qui vont valider que vous atteignez vos objectifs, définis ci-avant. La meilleure technique pour définir ses KPI’s est de prendre la liste des objectifs de l’initiative et d’associer un ou deux KPI’s à coté de chaque objectif afin de mesurer si oui ou non, l’objectif a été atteint.

Quelques exemples de KPI's :

OBJECTIFS	KPI'S
Rassembler en 1 mois tous les collaborateurs sur une plate-forme unique d’échange	% de profils créés 30 jours après le lancement/l’invitation
	% des utilisateurs se sont connectés au moins une fois dans la semaine après le lancement
	% des utilisateurs se sont connectés au moins une fois dans la semaine après le lancement
Assurer de la communication top-down plus fluide	Nombre publication/semaine de l’équipe de communication interne
Augmenter l’engagement des collaborateurs sur les sujets clés	% d’utilisateurs qui postent au moins 1 fois un contenu/semaine
	Demandes de création de nouvelles communauté
Augmenter la visibilité des actions du top-management	Nombre de contribution par le top management durant le premier mois de lancement
Augmenter l’impact des procédures internes	Croissance du nombre de vues sur les contenus
Interagir avec les moins connectés	% des personnes moins connectés (tri sur un site/sur une fonction) sur la plate-forme dans un an
Faire gagner du temps aux collaborateurs	Temps passé à rechercher les documents de référence (mesure réelle)
Augmenter le sentiment d’appartenance à l’entreprise	Sentiment d’appartenance mesurée via enquêtes qualitatives avant/après
Augmenter l’innovation dans le groupe	Nombre de réunions de créativité organisées suite à des interactions sur la plate-forme

Ce ne sont que quelques exemples, à vous de jouer pour déterminer les KPI's qui collent le mieux à vos objectifs et surtout à votre contexte professionnel !

Désormais, vous savez ce que vous voulez atteindre, par quels moyens et comment le mesurer. Ceci peut se retrouver dans un petit support partagé avec votre direction ou dans la plate-forme Elium pour être transparent avec les utilisateurs.