À propos
Les Requêtes de contenu permettent aux utilisateurs de signaler les informations manquantes dans la base de connaissance. À tout moment, ils peuvent créer une nouvelle requête et décrire le contenu dont ils ont besoin.
Glossaire
Requête : Demande de création de contenu, généralement un nouvel article.
Demandeur : Utilisateur ayant créé la requête.
Contributeur : Utilisateur en charge de créer le contenu pour répondre à la requête.
Coordinateurs : Regroupe les coordinateurs d’espace et de plateforme.
Parties prenantes : Ensemble des personnes impliquées dans le traitement d’une requête (par défaut, le Demandeur, le Contributeur et les Coordinateurs).
Permissions
Tous les utilisateurs peuvent créer des requêtes, même s’ils n’ont pas les droits d’édition. Ils peuvent consulter et suivre uniquement leurs propres requêtes.
Les Coordinateurs de plateforme peuvent :
Voir toutes les requêtes
Créer des requêtes au nom d’autres utilisateurs
Modifier le Demandeur
Archiver ou supprimer les requêtes
Les Coordinateurs d’espace peuvent faire la même chose, mais uniquement pour les requêtes de leur(s) espace(s).
Le Demandeur ne peut pas supprimer ou archiver sa propre requête.
Si une requête est déplacée vers un espace auquel le Demandeur n’a pas accès, un avertissement s’affiche pour informer les autres parties prenantes.
Une requête
Une requête correspond à un besoin identifié par un utilisateur pour enrichir la base de connaissance. Elle contient les éléments suivants :
Titre : Résume en une phrase le besoin.
Description : Explique précisément le contenu attendu (format texte simple).
Métadonnées associées :
Demandeur
Date de création
Espace dans lequel la requête est créée
Statut : Ouverte (par défaut) ou Traitée
Lien vers un ou plusieurs articles associés (optionnel)
Les Coordinateurs peuvent marquer une requête comme Traitée une fois qu’elle a été prise en compte, ce qui déclenche des notifications et modifie son ordre d’affichage.
Un espace dédié permet à chaque utilisateur de consulter l’ensemble de ses requêtes, et aux Coordinateurs de gérer celles de leurs espaces ou de toute la plateforme.
Fonctionnement
Créer une nouvelle requête
La création d'une nouvelle requête est possible par n'importe quel utilisateur de la plateforme (voir permissions). Il suffit de se rendre dans l'onglet "Requête d'article" et de cliquer sur le bouton en haut à droite "Nouvelle requête".
L'utilisateur devra alors simplement décrire son besoin.
Une fois envoyée, la requête est enregistrée et disponible dans la file d'attente des requêtes.
Traitement des requêtes
Les administrateurs et coordinateurs d'espace disposent alors d'une liste agrégée de toutes les requêtes de leurs espaces depuis le même onglet.
Ils peuvent alors cliquer sur une requête pour en voir tous les détails.
Il est alors possible de joindre un article à la requête. Des suggestions apparaissent en fonction du texte de description de la requête.
Il y a globalement quatre solutions :
La requête nécessite la création d'un nouvel article. Dans ce cas, il faut le créer avant de pouvoir le joindre.
Il y a déjà un article existant qui répond parfaitement à cette requête, il suffit de le joindre.
Un article existe, mais il est incomplet. Il faut d'abord le modifier avant de le joindre à la requête.
La requête est hors contexte. Dans ce cas, elle peut être archivée directement.
Lorsqu'un article est joint à la requête, celle-ci peut être marquée comme "Traitée" en opérant un changement de status. Le status de la requête est disponible dans la colonne de droite avec les autres métadonnées telles que l'espace ou le demandeur.
Quand le status de la requête change, les différentes parties prenantes en sont informées (voir partie Notifications).
Commentaires
Il arrive que la demande ne soit pas suffisamment claire. Dans ce cas, les différentes parties prenantes peuvent communiquer via le fil de commentaire. Les utilisateurs sont alors notifiés et invité à répondre pour clarifier leur requête.
Notifications
Les notifications sont automatiques et permettent de garder toutes les parties prenantes informées :
Coordinateurs d’espace
Nouvelle requête dans l’un de leurs espaces
Nouveau commentaire sur une requête de l’espace (sauf si déjà assignée à quelqu’un)
Demandeurs
Nouveau commentaire sur leur requête
Changement de statut de leur requête
Changement de Demandeur (si quelqu’un d’autre devient Demandeur)
Administrateur de plateforme
Ne reçoivent pas de notifications par défaut, sauf s’ils rejoignent un espace en tant que Coordinateur.